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¿Crear un evento virtual o posponer tu evento presencial?



Desde Tu Fábrica de Eventos te explicamos las dos opciones que hay para celebrar tu próximo evento: Posponerlo o crearlo de forma virtual


Una de las opciones más demandadas por los organizadores de eventos en estos momentos consiste en la celebración o reconversión de sus eventos a virtuales usando soluciones como nuestro módulo de eventos online live streaming o eventos virtuales.


Y es que en pleno confinamiento, tanto patrocinadores, ponentes como asistentes agradecen poder seguir conectados con sus sectores a través de congresos o eventos virtuales, de fácil acceso, sin barreras geográficas y pudiendo vivir una experiencia tan completa como si de un evento presencial se tratase (incluyendo también un networking real y estructurado).


Por tanto, si como organizador de eventos optas por celebrar tu congreso virtualmente, en este post, te explicamos cómo convertir tu evento presencial en evento online live streaming. Igualmente, en este otro post encontrarás cómo la cultura de los eventos virtuales se está expandiendo en nuestro país.


Nuestra recomendación es hacer una píldora de tu evento en la fecha que tenías pensado celebrarlo en presencial, pero en esta ocasión de forma virtual, pues además los costes son infinitamente más accesibles en un evento virtual y si decides realizarlo más adelante en presencial, o incluso un híbrido (los eventos virtuales han venido para quedarse) estas son algunas recomendaciones.


Recomendaciones para posponer tu evento presencial y reactivarlo con éxito


Si por el contrario decides celebrar tu evento presencial en otra fecha posterior en la que las condiciones sean óptimas, desde Tu Fábrica de Eventos te damos 4 consejos para reactivar tu evento de la manera más efectiva.


1. Decide la nueva fecha: Es el principio de esta decisión. Y será un proceso complejo puesto que son muchos los eventos que se están posponiendo y por tanto puede existir una posible saturación de congresos de tu mismo sector en el periodo que quieres celebrarlo. Por ello, mira bien diferentes calendarios y asegúrate que ningún otro evento similar se haya pospuesto a tu misma fecha en la que quieres celebrar tu congreso.


2. Hablar con los proveedores y asegurarte precios y disponibilidad: Una vez sepas la nueva fecha, habla con tus proveedores para asegurarse que existe disponibilidad. Hablamos del lugar de celebración, del catering, servicios técnicos… ¡cada proveedor es un mundo!


3. Habla con tus patrocinadores: En caso de tener patrocinadores y ser estos el sustento principal de tu evento, comunícales la nueva fecha y asegúrate de que todos están de acuerdo con posponer el evento, gestionando los trámites burocráticos necesarios en caso de que algún patrocinador no pueda asistir en la nueva fecha.


4. Comunica a los asistentes de manera pública e individual: Es el momento de hacerlo público y asegurarnos de que todo el mundo se entera de la nueva fecha. Para ello, es fundamental en primer lugar hacer un comunicado individual a todos aquellos que ya habían adquirido su entrada o se habían inscrito al evento. Por otro lado, realiza diferentes comunicaciones en prensa, redes sociales, web del evento…


Estos son sin duda los 4 puntos o claves básicas a la hora de posponer tu evento y reactivarlo de manera efectiva y ordenada. Aun así, los eventos virtuales siguen siendo la opción prioritaria para muchos organizadores que ya están celebrando sus congresos satisfactoriamente con soluciones como la nuestra. ¿Te animas?


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