Así vivimos el registro y acreditación de asistentes con autoprint en AEVEA&CO Next Level.
Los primeros minutos de un evento marcan el tono de toda la jornada. Si el acceso es ágil, el asistente llega con buen ánimo. Si hay colas, listados en papel o acreditaciones que no aparecen, el programa empieza con mal pie.
El 22 de octubre, AEVEA, la asociación de Agencias de Eventos Españolas Asociadas, celebró AEVEA&CO Next Level en el Campus de Comunicación y Artes de la Universidad Nebrija en Madrid. Tu Fábrica de Eventos participó como software patrocinador. Se encargó del registro y la acreditación de asistentes con autoprint: Un sistema donde cada persona obtiene su acreditación impresa en el momento de llegar.
¿Qué es el autoprint y por qué mejora la experiencia en un evento?
El autoprint es la impresión de acreditaciones en el propio punto de acceso. El asistente llega con el código QR que recibió al inscribirse y lo muestra en el móvil. Se escanea y la acreditación sale impresa, personalizada con su nombre, su empresa y su categoría.
No hace falta preparar cientos de acreditaciones por adelantado ni buscar nombres en un listado. Los cambios de última hora tampoco son un problema, porque lo que se modifica en el registro se refleja al instante.
¿Cómo funcionó en AEVEA&CO Next Level?
El proceso fue sencillo para el asistente y ligero para el equipo de acogida:
Inscripción previa. Cada asistente recibió su QR personal en el móvil.
Escaneo en el acceso. El personal de acogida leía el código con una tablet.
Impresión inmediata. Una impresora de etiquetas sacaba la acreditación en segundos.
Entrada sin esperas. El asistente se colocaba su acreditación con el cordón y accedía al evento.
El resultado: 109 asistentes acreditados desde un único punto de acreditación, con un tiempo medio de 10 segundos por persona y sin ninguna incidencia.
Además del acceso presencial, fuimos los encargados de poner los medios para la retransmisión en streaming, para que pudieran seguir la jornada quienes no podían asistir de forma presencial.
¿Por qué tiene sentido en un evento para agencias de eventos?
AEVEA&CO Next Level reunió a profesionales del sector, que además son quienes mejor saben lo que hace falta en un acceso: velocidad, imagen cuidada y control de datos. Poner la tecnología al servicio del propio sector es la mejor forma de demostrar que funciona.
Para quien organiza, un buen sistema de registro y acreditación aporta:
Datos de asistencia en tiempo real: quién ha llegado, cuándo y con qué categoría.
Menos carga operativa: el equipo atiende a las personas en lugar de buscar nombres.
Imagen profesional: la acreditación refleja la marca del evento.
Trazabilidad: Los datos del registro sirven después para medir resultados.
Raúl del Moral, CEO de Tu Fábrica de Eventos: “O se crece o se decrece”.
Durante la jornada, Raúl del Moral Baudot, CEO de Tu Fábrica de Eventos, reflexionó sobre los retos del crecimiento y las palancas estratégicas para impulsar el sector.
Su idea de partida es clara: las estructuras y las compañías nunca se quedan estáticas, o crecen o decrecen. Por eso Tu Fábrica de Eventos apuesta siempre por crecer, apoyándose en tres pilares:
Innovación tecnológica, con una evolución constante de la plataforma.
Nuevas funcionalidades que respondan a lo que necesita el sector.
Un servicio comercial cercano, que fortalezca la confianza de los clientes.
De cara al cierre de 2026 y al horizonte de 2027, Raúl subrayó que la gran apuesta estratégica de la compañía es aportar alto valor a las agencias mediante soluciones de marca blanca integradas en su propio core. Así, cada agencia puede potenciar su servicio con tecnología propia de su marca y llevar su negocio al siguiente nivel.
Puedes ver la publicación de AEVEA sobre la charla en LinkedIn.
Preguntas frecuentes sobre registro y acreditación de asistentes con autoprint
¿Qué es el autoprint en un evento? Es un sistema por el que cada asistente imprime su acreditación en el momento de llegar, tras escanear su QR en un punto de acceso.
¿Qué hace falta para implantarlo? Un software de registro y acreditación, un dispositivo para leer los QR, una impresora adecuada y un diseño de acreditación personalizado.
¿Sirve para eventos de cualquier tamaño? Sí. Se adapta desde jornadas corporativas hasta congresos y ferias, ajustando el número de puntos de acreditación a la afluencia prevista.
¿Qué es una solución de marca blanca para agencias de eventos? Es tecnología desarrollada por un proveedor que la agencia integra en su propio servicio con su identidad, de modo que ofrece a sus clientes una plataforma propia sin tener que desarrollarla.
¿Se puede personalizar la acreditación? Sí. Puede incluir nombre, empresa, categoría (ponente, visitante, patrocinador...) y la imagen del evento.
¿Y si alguien no se ha registrado antes? Se puede habilitar un registro in situ para que se inscriba y reciba su acreditación en el momento.
¿Quieres este nivel de agilidad en tu próximo evento?
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