Ventajas de personalizar formularios para optimizar la inscripción y gestión de asistentes.

Organizar un evento es como dirigir una orquesta: cada asistente, desde el ponente hasta el patrocinador, tiene su partitura y su papel. Y para que todo suene perfecto, necesitas recoger la información correcta de cada uno sin volverte loco.

Pero no todos los asistentes son iguales, ni todos los eventos piden lo mismo. Por eso, en Tu Fábrica de Eventos diseñamos un módulo de inscripción con formularios 100 % personalizables que te permiten adaptar el proceso a la medida exacta de tus necesidades… sin dolores de cabeza ni maratones de Excel.

Por qué personalizar formularios es clave para tu éxito

¿Sabías que pedir información irrelevante a tus asistentes no solo los aburre, sino que también complica la gestión posterior? Y pedir poca información puede dejarte sin datos valiosos para networking, acreditación o seguimiento.

Los formularios personalizados:

• Mejoran la experiencia del usuario porque solo piden lo que importa.

• Aumentan la calidad y fiabilidad de los datos.

• Facilitan segmentar y gestionar la base de datos con filtros automáticos.

• Permiten automatizar respuestas, acreditaciones y comunicaciones.

Personalización de formularios

Cómo crear formularios adaptados a cada tipo de asistente

No es lo mismo un formulario para un ponente que para un asistente general o un patrocinador. Aquí van ejemplos:

• Ponentes: campos para CV, resumen de la ponencia, necesidades técnicas y autorización para grabación.

• Prensa: medios de comunicación, número de acreditaciones, temas de interés.

• Staff y voluntarios: turnos disponibles, roles, formación previa.

• Patrocinadores: logo, tipo de patrocinio, contacto comercial, servicios requeridos.

• Asistentes: Fotografía, contacto, empresa e intereses

Con el módulo de Tu Fábrica de Eventos puedes crear tantos formularios como perfiles necesites y asignarlos a cada usuario según criterios personalizados.

Tipos de formularios según el tipo de evento

Cada evento tiene sus peculiaridades. Aquí unos ejemplos:

• Eventos corporativos: formularios más formales, con campos para departamento, cargo y necesidades logísticas.

• Congresos científicos: recogida de abstracts, aceptación de políticas, selección de talleres.

• Festivales o conciertos: opción para compra de entradas, permisos para menores, merchandising.

• Eventos deportivos: inscripción en categorías, o tallas de ropa.

La clave está en poder adaptar cada campo y validación a las exigencias concretas, siempre con un diseño claro y amigable.

Ahorrando horas y dolores de cabeza: casos de uso

Antes, gestionar todo esto era un caos: múltiples Excel, mails, llamadas, errores de transcripción… Ahora con Tu Fábrica de Eventos todo está centralizado y automatizado:

• Los formularios se vinculan directamente con la base de datos.

• Puedes filtrar por cualquier campo y exportar la info en segundos.

• Las inscripciones se validan automáticamente, con emails personalizados y acreditaciones generadas al vuelo.

• El equipo de organización ahorra decenas de horas en gestión manual.

• Estadísticas en tiempo real 24/7

La personalización es la diferencia entre un evento más y uno memorable. Con los formularios adaptados a cada asistente, tienes en tus manos la herramienta para simplificar la gestión, mejorar la experiencia y obtener datos útiles para tomar decisiones inteligentes.

Además de los formularios a medida, con tu Fábrica de Eventos podrás inscribir a tus participantes de 8 maneras diferentes que te contamos en este gráfico:

¿Quieres configurar tus formularios como un pro? Descubre el módulo de inscripción y formularios personalizados de Tu Fábrica de Eventos y automatiza la gestión de tu próximo evento.

Más acerca de Tu Fábrica de Eventos.

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