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Email marketing para eventos: Automatizando tareas


El sector de los eventos no para de crecer en España y es que, cada vez más empresas saben que la organización de eventos es un elemento fundamental para la estrategia de marketing y comunicación de la compañía.

Por ello, hoy más que nunca hay que conseguir diferenciarse del resto de eventos, cosa que no es nada fácil.

Con nuestro Software para la gestión integral de eventos, cómo organizador tendrás más fácil dicha labor. Hoy hablamos del email marketing para eventos, con el que podrás trabajar la estrategia de comunicación de tu próximo evento y automatizar tareas que harán que optimices tu tiempo y recursos permitiéndote que te dediques a otras cosas.

Beneficios de la estrategia de email marketing para tu evento

Con nuestro software, (el más completo en la gestión de eventos que existe en nuestro país), podrás definir una estrategia de comunicación para tu evento antes, durante y después del mismo.

Los beneficios que te reportaría el llevar a cabo una estrategia de email marketing en tu evento con nuestro software son claros:

  1. Podrás comunicarte con tus invitados cuando lo necesites.

  2. Promocionar tu evento y conocer los resultados de tu envío.

  3. Agilizar la gestión del organizador al automatizar los procesos a través de los envíos y respuestas automáticas.

  4. Personalizar los envíos

  5. Facilitar la inscripción a tus invitados mediante botones de respuesta automática.

  6. Y por último, tendrás acceso a todas las estadísticas de tu envío en tiempo real, pudiendo ver el listado de participantes o invitados que han aceptado asistir al evento, los que han abierto el email, los clicks, facilitando así la labor comercial y la toma de decisiones.

¿Por qué es el email marketing la mejor el mejor medio de comunicación para tu evento?

Realmente, existen muchas estrategias a la hora de promocionar y comunicar tu evento, pero muchas de ellas no solucionan la necesidad del tracking (o el conocimiento de la respuesta concreta del destinatario).

Además de las ventajas que hemos mencionado anteriormente, hemos de tener en cuenta que el email marketing permite a nuestros invitados leer nuestra invitación en el momento que mejor le venga, pudiendo realizar la afirmación o negación de su asistencia con tan sólo hacer click en nuestro botón personalizado. Es decir, hablamos de una estrategia que permite al invitado aceptar o rechazar una invitación de forma sencilla sin el intrusismo que provoca una llamada telefónica.

Además con las tareas automatizadas que te permite un email marketing integrado en un software para eventos como el de Tu Fábrica de Eventos, el organizador se liberará de tareas que se desarrollarán por sí mismas, en función de la interactuación del invitado con la organización o el evento.

Pongamos un ejemplo:

Enviamos a nuestra BBDD de 5.000 registros de clientes potenciales un “save de the date” (resérvate la fecha) donde simplemente deben pulsar el botón de confirmación de asistencia desde el propio email. En caso de que la acepte, entrará en una rueda de emails automatizados donde, en el caso de este ejemplo, se le pide al invitado que termine de completar sus datos y pague su participación en el evento. Si el participante paga correctamente, le llegará de forma automática el pase al evento con su QR personal e intransferible así como la factura pertinente. En caso de que el invitado decida declinar su participación o se produzca un fallo en el pago, le llegará un nuevo email solicitando que vuelva a intentar realizar el pago, si paga, se le enviaría de forma automática el pase al evento, QR y factura.

El organizador del evento en todo este proceso, lo único que ha tenido que hacer es enviar el primer email, a partir de ahí, se han producido un hecho de tareas y de email marketing automatizados sin necesidad de asistencia personal.

Como este ejemplo de automatización, se pueden programar otras muchas y diferentes tareas, como es en el caso de enviar un email automático si alguien se inscribe al evento, en caso de que realice alguna modificación a sus datos, si clica en el “doble opt-in” (doble confirmación de asistencia), en el caso de solicitud de reuniones de networking, contestación a encuestas, email de saludo al llegar al evento.... hay muchas posibilidades cuando uno se ayuda de un software online para la gestión y organización de eventos.

La estrategia de email marketing de tu evento en 5 sencillos pasos

Con Tu Fábrica de Eventos, sólo tendrás que seguir 5 sencillos pasos para realizar la estrategia de email marketing para tu evento.

En primer lugar, indica el email desde el cual realizarás el envío. Entonces, será el momento para importar la plantilla de tu envío o crear una nueva desde nuestro sencillo editor html. Selecciona los participantes de tu evento y realiza una prueba antes de tu envío final para revisar fallos. Finalmente, ¡envía tus invitaciones! Y la rueda de automatización de tareas con email marketing para eventos empezará a trabajar.

¿Qué te parece? Solicítanos una demo y comienza a vivir la experiencia de Tu Fábrica de Eventos. Explora el software para la organización y gestión integral de eventos online más potente y completo del mercado.

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