Software de gestión de eventos para congresos: caso de éxito del VIII Congreso Nacional de Industria

El software de gestión de eventos de Tu Fábrica de Eventos optimizó la gestión integral del VIII Congreso Nacional de Industria, celebrado en Bilbao los días 4 y 5 de febrero de 2026.

Bajo el lema “Lo bien hecho nos define”, el congreso reunió a representantes institucionales, empresas líderes y expertos del ámbito industrial para debatir sobre digitalización, sostenibilidad, autonomía estratégica y talento.

La cita contó con la asistencia de Su Majestad el Rey Felipe VI, el Presidente del Gobierno, Pedro Sánchez, y el Ministro de Industria y Turismo, Jordi Hereu, lo que generó un fuerte impacto mediático, posicionando el evento como referencia nacional.

En este contexto, la tecnología se convirtió en un pilar clave para garantizar una experiencia digital coherente, segura y escalable.

¿Por qué elegir un software de gestión de eventos para congresos institucionales?

Más allá de la relevancia institucional y del contenido estratégico, un congreso de esta dimensión exige una gestión sin margen de error.

La coordinación de múltiples salas, decenas de ponencias y cientos de asistentes requiere control absoluto de participantes, seguridad en el tratamiento de datos, comunicación automatizada, agilidad en los accesos y una experiencia digital coherente.

Un software de gestión de eventos permite centralizar todos estos procesos en una única plataforma, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo riesgos.

Para garantizar estos objetivos, la organización confió en nuestra plataforma tecnológica todo en uno capaz de acompañar cada fase del evento: antes, durante y después.

¿Cómo Tu Fábrica de Eventos optimizó el VIII Congreso Nacional de Industria?

1. Gestión de participantes e inscripción online

La plataforma permitió centralizar el registro de asistentes, validar perfiles y gestionar bases de datos de forma estructurada.

Esto facilita:

• Control en tiempo real del número de inscritos

• Segmentación de públicos

• Seguridad y trazabilidad

• Eliminación de errores manuales

Este sistema funcionó como un verdadero CRM de eventos, optimizando la toma de decisiones.

En eventos institucionales, la organización de la información no es opcional: es estratégica.

2. Envío automatizado de emails

Desde la confirmación de inscripción hasta recordatorios previos al evento, el sistema permitió enviar comunicaciones personalizadas y programadas.

Beneficios clave:

• Mejora de la experiencia del asistente

• Reducción de consultas operativas

• Información actualizada en cada fase del evento.

• Imagen profesional y coherente

La automatización de emails permitió escalar la comunicación sin perder calidad ni personalización.

3. Control de accesos y acreditaciones digitales (Acreditaciones print at home)

Uno de los grandes aportes fue la emisión de acreditaciones descargables (print at home).

Ventajas:

• Reducción de colas en el acceso

• Mayor agilidad en la entrada.

• Menor carga operativa en mostradores

• Experiencia fluida para el asistente.

El check-in digital garantizó seguridad, rapidez y control total de accesos.

En un evento con presencia del Rey y del Presidente del Gobierno, el control y la agilidad en accesos es fundamental.

4. Networking digital integrado y conexión entre asistentes

La plataforma incorporó herramientas de networking que facilitaron:

• Conexión entre perfiles profesionales

• Identificación de intereses comunes

• Oportunidades de colaboración

• Interacción más allá de las ponencias

Un congreso no es solo contenido: es generación de oportunidades.

La tecnología convirtió a los asistentes en una red estratégica de contactos.

5. App oficial del congreso disponible en tiendas

El evento contó con una aplicación móvil publicada en tiendas, gestionada desde la plataforma.

La app permitió:

• Consultar agenda actualizada.

• Acceder a información de ponentes

• Localizar salas

• Facilitar la interacción entre asistentes.

La app se consolidó como el hub digital del evento, centralizando toda la experiencia del usuario.

En eventos de gran escala, la app ya no es un extra: es un estándar.

Resultados: Una gestión digital de alto impacto

El VIII Congreso Nacional de Industria no fue solo un evento: fue un hito estratégico para el sector industrial español.

Combinó alto nivel institucional, debate técnico profundo, innovación empresarial y, clave para los tiempos que corren, una gestión digital de primer nivel.  

El software de gestión de eventos de Tu Fábrica de Eventos permitió maximizar el impacto de cada sesión y potenciar la experiencia del asistente.

El resultado: eficiencia, reputación y escalabilidad.

Software de gestión de eventos todo en uno para congresos y foros empresariales

¿Organizas un congreso, foro empresarial o evento institucional? Descubre cómo nuestro software de gestión de eventos te permite gestionar cada fase de tu evento —antes, durante y después— desde una única plataforma segura, flexible y preparada para crecer al ritmo de tu proyecto.

Solicita una demo de nuestro software de gestión de eventos y transforma tu próximo congreso en una experiencia estratégica, eficiente y sin fricciones.