Hoy traemos un caso de éxito en el que os contamos cómo mejorar la experiencia de los asistentes gracias a la tecnología para eventos con una organización y resultado impecable en un evento complicado de gestionar por la cantidad de actividades paralelas y networking que había entre los asistentes.
El evento en cuestión vino dado de la mano de la empresa Industrial Pro, su equipo lleva repitiendo este evento con el mismo planteamiento, pero con distintas actividades desde hace más de 15 años entre su red de proveedores y asociados.
El objetivo inicial era utilizar una plataforma para la gestión integral de eventos como la de Tu Fábrica de Eventos que permitiese organizar las actividades y networking para los cerca de 230 asistentes. El desafío consistió en organizar a los participantes con sus acompañantes a través de una Agenda Personal en dos actividades de no más de 10 participantes que se sucedían a lo largo de los dos días, asignarles diferentes turnos de comidas y en los huecos libres, llevar a cabo networking one to one entre los expositores y visitantes.
En el caso de este evento, es la feria al revés, es decir, son los expositores los “compradores” y los visitantes los "vendedores". Para complicar aún más el evento, los horarios de las actividades con el de networking no coincidían, las actividades eran de 40 minutos, mientras que el networking de 20 minutos, por lo que podía pasar que un participante estuviera en sus últimos 20 minutos de actividad y le coincidiese una reunión de negocios al no tener el mismo tiempo horario. Es por ello, que Tu Fábrica de Eventos ha tenido que asesorar al cliente en la mejor forma de abordar el evento para que no coincidiera un trozo de una actividad con una reunión, desglosando todo el horario del evento en tramos de 20 minutos y bloqueando los huecos en los que estaba en una actividad, todo ello, sumado con la complejidad de que los acompañantes, asistían a las mismas actividades que el “participante principal” y que había que hacer el networking por empresas y no por participantes.
Lo primero que se hizo fue asignarles las actividades a los participantes, para que así, en los huecos libres, se pudieran desarrollar las reuniones.
Para organizar el networking, se les pidió a los participantes que indicaran lo que ofrecen unos y demandan otros y se habilitó una web privada con las fichas de todos ellos, donde tanto expositores como asociados indicaban sus preferencias de empresas, ordenadas de mayor a menor preferencia.
El objetivo para confeccionar las reuniones de networking era que los expositores tuvieran todos sus huecos ocupados con reuniones one to one, que los visitantes tuvieran similar número de reuniones y que se llevaran a cabo el máximo nº de reuniones posibles con los asistentes y huecos horarios disponibles. Los clientes piden… y nuestra tecnología para eventos trabaja gracias a la potente parametrización que tenemos para poderlo llevar a cabo.
Y ¿cómo llevamos a cabo el cruce de reuniones para mejorar la experiencia de los asistente gracias a la tecnología para eventos?
Gracias al potente algoritmo y flexibilidad que tenemos detrás para confeccionar agendas y reuniones de negocio (tenemos 5 metodologías diferentes de networking) comenzamos a generar reuniones de la siguiente manera, utilizando 4 de las 5 metodologías que tenemos:
1º Cruzamos todas aquellas reuniones donde ambos lados de la mesa se habían elegido mutuamente entre los primeros puestos según sus preferencias. Estas reuniones se pintan en la matriz de agendas que da una visión global de la situación, de color rosa, “amor - amor” que llamamos nosotros.
2º A continuación fuimos haciendo lo mismo pero con una profundidad de preferencia mayor (ya no están en los primeros puestos)… así sucesivamente hasta que el algoritmo no arroja más reuniones.
3º Posteriormente, se parametriza la plataforma, de forma que se le indica que ahora coja las primeras preferencias de los expositores y se genera reuniones.
4º Luego se hace lo mismo que en el paso 3º pero con las preferencias de los visitantes.
5º Vamos ampliando esta profundidad de preferencias y se van completando poco a poco las agendas con esta metodología. Algo que pudiera parecer tedioso, puede tardar en confeccionar más de 2.000 reuniones de networking en poco menos de 1 hora. Imagínate hacer esto con un Excel… ejem…
Si has continuado leyendo, es que te has visto en alguna ocasión con esta complejidad y a lo mejor hasta has descartado tu idea… pues ya sabes lo que la tecnología para eventos puede hacer por ti.
Pero no hemos terminado, cuando todas las preferencias están agendadas, se lleva a cabo un siguiente proceso para terminar de completar el máximo nº de reuniones, que es como lo quería el cliente. Para ello se eligió:
7º El método de cruce de reuniones por productos en común, esto quiere decir que el “vendedor” ha indicado que ofrece “químicos” y el comprador demanda “químicos” y les adjudica una reunión.
8º Cuando este proceso ya no arroja más reuniones, procedemos al método “todos con todos” que es simplemente que reúna a proveedores y asociados que estén libres. Hay que decir, que cuando abordamos un evento de networking, es el cliente quien indica cuál es el objetivo que quiere perseguir, hay clientes que paran de generar reuniones simplemente cuando todas las preferencias del expositor están solventadas o sólo reúne a los que se han elegido mutuamente (1er. paso). Esto depende de cada cliente y cada evento y para ello están los asesores de Tu Fábrica de Eventos que tienen más de 20 años organizando eventos de networking y de otra índole mejorando la experiencia de los asistentes gracias a la tecnología para eventos.
Después de que el algoritmo con todas las fases previas realizadas no arroja más reuniones, es el momento de revisar agendas. Esto es muy fácil gracias a nuestra matriz de agendas, que además te da una visión por colores que permite quitar reuniones a mano a unos para adjudicarlas a otros y acabar consiguiendo el objetivo del cliente. Mostramos a continuación una imagen de esta matriz pixelando los datos personales por privacidad (recordemos que además, estamos certificados en la ISO-27001 para el tratamiento de los datos).
Adicionalmente a la creación de Agendas, hemos hecho la web para las preferencias de empresas, envíos de emails, inscripción de participantes, la acreditación de asistentes, el aporte de estadísticas en tiempo real… Obviamente en este caso de éxito, nos hemos basado únicamente en las partes más complejas, el resto es algo que ya tenemos superado con la tecnología para eventos que obviamente está para mejorar la experiencia del asistente a un evento y cómo no, a su organizador.
Como conclusión el resultado ha sido la organización de más de 2.000 reuniones de negocio y más de 400 actividades en paralelo que se han reflejado en una agenda personal durante dos días mejorando la experiencia de los asistentes gracias a la tecnología para eventos.
Según palabras textuales de nuestro interlocutor Gonzalo Ramos de Industrial Pro, en su email de agradecimiento nos dice:
“El evento ha sido un éxito o al menos eso es lo que nos ha llegado hasta ahora, felicitaciones por todas partes y por absolutamente todo.
Por mi parte os puedo comentar que llevo más de 15 años haciendo este tipo de ferias y que me ha sorprendido y muy gratamente la aplicación que tenéis. Me ha resultado sumamente fácil y cómodo su uso y me ha sorprendido su versatilidad. El ajuste final de citas, que siempre ha sido algo caótico, me ha resultado comodísimo con los colores y la visualización de las agendas todas juntas en un pantallazo.”
Gonzalo, desde aquí te agradecemos la confianza depositada en Tu Fábrica de Eventos y nos alegramos tremendamente del éxito de vuestro evento y haber aportado nuestro granito de arena.
Si tienes un evento “complicado”, llámanos, nos encantan los retos, asesorarte y hacer consultoría sobre la mejor forma de abordar con éxito tu evento a través de la tecnología para eventos.
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