¿Qué es lo que espera obtener un asistente que acude a un evento?
Esta es una de las primeras cuestiones que debería plantearse un organizador de eventos, qué motivaciones les lleva a los asistentes a dejar su puesto de trabajo si pueden seguir las conferencias por streaming. Conocer estos objetivos será primordial para poder ofrecer a tus asistentes eso que necesitan. Al menos esa debería ser la premisa, independientemente de los objetivos empresariales que tenga el propio organizador (dar a conocer su empresa, producto, conseguir leads, fidelizar, etc.).
Cada vez son más los participantes que asisten a eventos para hacer networking, la palabra inglesa de moda que ha venido a quedarse en nuestro vocabulario y que podemos definir como "el arte de hacer relaciones para generar sinergias o negocio". Pero... ¿realmente es todo el mundo capaz de sacar beneficio del supuesto networking espontáneo que se realiza en los eventos?, ¿es un café o un cóctel el mejor sistema que conocen los organizadores de eventos para hacer networking?, ¿es todo el mundo lo suficientemente extrovertido como para presentarse a otra persona sin ser ayudado por una metodología o sistema? A mí personalmente me cuesta enormemente abordar a otras personas de forma espontánea...
Los eventos se han ido modernizando mucho en el lazo y en las puestas en escena, pero muy poco en el contenido... Existen desde hace más de 10 años sistemas eficaces para hacer networking de forma real y estructurada ¿por qué nos conformamos entonces tanto los asistentes como los organizadores con tomar un café como sistema de networking? En este post te enseñaremos 5 métodos efectivos para hacer networking de forma real y estructurada que no dejan nada al azar y cuya eficacia está completamente probada y demostrada:
Metodologías de Networking real y estructurado:
1- Método por “Preferencias”: este sistema de networking, único en el sector, está basado en las preferencias de los participantes, cada participante elige las empresas o asistentes con los que le gustaría reunirse durante el evento. Para poder llevar a cabo la selección de los participantes, ponemos a disposición de los participantes de un área privada o app que les permite ver la información de las empresas que participan para así escoger a aquellas que les interesan y además ordenarlas por orden de preferencia, de la más favorita a la menos favorita. Dichas preferencias son tenidas en cuenta a través de un sofisticado algoritmo que crea las agendas personales de cada participante. Este método se utiliza siempre antes del evento, para que cada participante acuda al mismo con su agenda ya programada y sabiendo con quién se va a reunir, por lo que puede preparar previamente las reuniones.
Con este método de networking el organizador tiene el control de la gestión de las reuniones, pudiendo decidir quién se puede reunir con quién, la duración de las mismas, a qué tipo de reuniones quiere darle prioridad (por ejemplo, agendar primero aquellas en las que ambos se han elegido o dar prioridad a las preferencias de los “compradores” frente a la de los “vendedores”... son muchas las combinaciones que se pueden hacer).
Es una metodología con una gran satisfacción de los participantes, pues la parametrización permite que se agenden las reuniones de los participantes que se han elegido en los primeros lugares. Se utiliza en muchos eventos donde el networking es el core business o actividad básica del mismo, adquiriendo un gran protagonismo. TuFabricaDeventos lleva desarrollando esta metodología durante más de 10 años y la utilizan clientes como IFEMA para Fitur B2B donde se agendan más de 5.000 reuniones en dos días.
Si tuviera que recomendar una metodología, sería esta por su alta eficacia y porque el evento está siempre bajo el control del organizador, nada se deja al azar.
Los pasos a seguir para llevarla a cabo son muy sencillos:
Los participantes se inscriben en el evento a través de un formulario donde indican los deseos de negocio
Se les facilita acceso a la app para que puedan seleccionar las empresas o participantes con los que desean reunirse.
Se cierra la fase de elección de participantes y se parametriza el algoritmo para confeccionar las Agendas personales según las preferencias de los asistentes (en menos de 30 minutos se pueden llegar agendar más de 5.000 reuniones)
Se envían las Agendas a los participantes
Se lleva a cabo el networking durante el evento
"No hay nada más eficaz para hacer
networking que tus asistentes decidan con quién se desean reunir" (twittear)
2- Método por “Solicitud de reuniones”. En este caso los participantes van solicitando reuniones a otros participantes y éstos deciden si la aceptan o no. Es una metodología que incorporamos posteriormente a la de preferencias por petición de los clientes que quieren aportar un valor añadido a sus asistentes durante el evento, pero sin que les dé muchos quebraderos de cabeza, pues con este sistema de networking, el organizar pierde el control de lo que pasa con las reuniones pues desconoce si los participantes las están aceptando, rechazando o directamente las están dejando sin contestar... A mí que me gusta tener todo bajo control, máxime en un evento, soy más partidaria de utilizar esta metodología como complemento a la de “preferencias de los participantes” y que esta se use durante el evento a través de la app para solicitar reuniones en aquellos huecos que te hayan quedado libres o cuando se produzca un “no show” (que también lo indica el sistema).
Este método de networking se usa generalmente cuando el organizador quiere ofrecer una actividad más durante su evento, sin ser la actividad principal del mismo o cuando el organizador no quiere estar pendiente de generar él las reuniones. Es actualmente una de las metodologías que más se usan pues siendo un sistema de networking real y estructurado, no le da demasiados quebraderos de cabeza al organizador y porque actualmente es el único sistema que existe en el mercado y que puedes encontrar en más software para eventos.
Los pasos a seguir para llevarla a cabo serían los siguientes:
Los participantes se inscriben en el evento a través de un formulario donde indican los deseos de negocio
A través del área privada o app facilitada para tal fin los asistentes van solicitando reuniones que llegan por email y que son aceptadas o rechazadas.
Las reuniones aceptadas se incorporan automáticamente en la Agenda personal de cada participante
Se envían las Agendas finales a los participantes
Se lleva a cabo el networking durante el evento
3- Método por “Solicitud de reuniones con adjudicación automática”: Sería el mismo sistema que el anterior, pero la reunión se adjudica de forma automática nada más solicitarse. Este método de networking se utiliza muchas veces en ferias, donde se le adjudica al expositor automáticamente las reuniones que le solicitan los visitantes, otro ejemplo es cuando hacemos asesorías individuales enmascaradas bajo una metodología de networking donde el participante solicita la “asesoría A” y se le adjudica de forma automática en el hueco que entre ambos tengan libre, también la hemos utilizado para entrevistas de trabajo o para reuniones de negocio entre “anfitriones” e “invitados”...
Este sistema de networking lo que permite es evitar el tener que rechazar una reunión, que a veces no queda muy cortés o da apuro y además al incorporarse automáticamente en la agenda, evita que la otra persona esté atendiendo infinitas solicitudes.
4- Método por “Coincidencia de oferta y demanda” basada en la coincidencia de los productos o servicios que ofrecen unos y demandan otros. Ejemplo: Si alguien ofrece “Publicidad online” y otro participante está buscando ese mismo servicio, automáticamente podría salirles una reunión. Esta metodología se utiliza antes del evento y los participantes sólo deben indicar lo que ofrecen y demandan en la ficha de inscripción y automáticamente el software se encarga de agendar las reuniones. Como gran ventaja indicar que los participantes no deben hacer nada, no solicitan ni escogen a otros participantes, se les da todo hecho. Sin embargo para que sea un método efectivo, hay que afinar mucho en la concepción de los productos o servicios por los cuales cada uno se identifica, pues en caso de no estar bien definidos, el resultado podría no ser el más óptimo, pues siempre hay matices detrás de “yo ofrezco o busco algo” y no hay nada como el propio interesado para saber lo que busca.
Según mi humilde opinión, la mejor opciópn es siempre el poder elegir con quién me gustaría reunirme, pero también es un método óptimo que puede combinarse con cualquiera de los anteriores para completar agendas.
Los pasos a seguir para llevarla a cabo serían los siguientes:
Los participantes se inscriben en el evento a través de un formulario donde indican los deseos de negocio
Se generan las Agendas Personales en función de la coincidencia de oferta y demanda
Se envían las Agendas a los participantes
Se lleva a cabo el networking durante el evento
5- Método “Combinado”: Combinación de cualquiera de los anteriores métodos mencionados. Una de las opciones mejores es combinar el método de preferencias para antes del evento con el de solicitud de reunión durante el evento. En esta combinación primero se utiliza el sistema por preferencias antes del evento y se generan las agendas y ya una vez en el evento pasamos a utilizar el sistema de solicitud de reuniones para rellenar posibles huecos libres que hubiera en la agenda. Para mi gusto, esta metodología cierra y perfecciona todas las anteriores dando un servicio 360º de networking.
Con un networking real y estructurado podrás obtener estadísticas y medir resultados, a la vez que cada participante puede validar y calificar la reunión.
Para poder llevar a cabo los distintos métodos de networking, nos apoyaremos en una app o área privada multidispositivo donde podrán ver la información de los distintos participantes, podrán elegir empresas o solicitar reuniones, ver el estado de su agenda y en definitiva, podrán organizar todo lo relacionado con el networking. A su vez esta app que puede descargarse desde las tiendas de Apple store o Google play aportará otra información del evento como el programa, ponentes, redes sociales, mapa del evento, mensajería, encuestas...
Para rematar este post, hablaremos de una última metodología, que como tal no lo es, pero que posiblemente sea la más usada en los eventos, las metodologías de networking espontáneo. Estas metodologías se caracterizan por ser encuentros a la aventura no organizados ni estructurados donde el éxito de la misma, depende de la capacidad personal de cada asistente para abordar a otros participantes. Tiene un alto componente de factor sorpresa, pues nunca sabes con quién te encontrarás y no es apto para introvertidos.
Con este tipo de método la obtención de estadísticas y medición de resultados vuelve a ser el quebradero de cabeza de los organizadores que a su vez pierden por completo el control del supuesto networking que se está realizando en su evento. Como ejemplos de metodologías espontáneas de networking tenemos desde tomar un café en la pausa, acceder a la lista de participantes desde una app y chatear, mostrar las fotos de los participantes en una pantalla gigante, contactar a través de redes sociales o comunidades virtuales, hasta la más directa que puede ser el speed networking o rotar de mesa en mesa intercambiando tarjetas en un tiempo record (da igual si te interesa o no, te tragas la presentación de un minuto y ya decidirás después si pudiera ser interesante)... al fin y al cabo es networking, o al menos los organizadores lo ofrecen como tal.
No te conformes con un café como método de networking, existen métodos eficaces de networking real y estructurado (twittear)
Que cada uno saque sus propias conclusiones, las mías las tengo claras:
No dejes nada al azar en tu evento, evita la improvisación
Ten siempre el control del mismo, si algo puede pasar en un evento, ¡pasará!
No dejes en manos de tus participantes lo que pueda depender de ti
Si ofreces networking, que sea siempre real y estructurado con una metodología comprobada y contrastada (adicionalmente ofrece un café o coctel, una cosa no quita la otra)
Asegúrate bien antes de contratar una metodología, del sistema que te están ofreciendo y de los niveles de seguridad que aplican para no encontrarte con duplicidades o errores en las agendas (no repetir reuniones entre participantes, no poner dos reuniones distintas en la misma mesa u horario, no poner dos compradores a la vez para el mismo vendedor, etc.) sorprendería ver lo que se puede uno encontrar.
Si algo se te escapa asesórate con los expertos en la materia, uno no siempre tiene por qué saber de todo...
Y sí, por favor, sí, ofrece networking de calidad en tus eventos, si no, la próxima vez igual tus asistentes acaban viéndote por streaming :).
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