Sin lugar a dudas, una de las fases más importantes en la organización y gestión de cualquier evento es la acreditación de los participantes.
Una acreditación realizada mediante métodos tradicionales como pasar lista, se sigue caracterizando por la lentitud, largas colas, desesperación de invitados y mala imagen.
Agilizar el proceso de acreditación de asistentes es algo beneficioso tanto para los organizadores del evento como para los propios invitados. Para los primeros, existirá un ahorro considerable en tiempo y dinero mientras que para los segundos significará que la primera impresión del evento o su primera experiencia con el mismo, haya sido muy positiva. El participante viene al evento a entrar y vivirlo, no a estar un buen rato en una cola interminable.
Muchos son los organizadores de eventos que actualmente siguen empleando métodos tradicionales para solucionar el registro y la acreditación de los asistentes al evento, generando en primer lugar una gran pérdida de tiempo y en segundo lugar, unas largas colas provocadas por la acreditación mediante listados.
Si eres de los que usas estos métodos tradicionales probablemente es porque no estás al tanto de la última tecnología para eventos.
En este post, mostraremos cómo el módulo de acreditación para eventos de nuestro software para la organización y gestión integral de eventos, podrá ayudarte. Y es que, nuestro software aplica la última tecnología en el sector de los eventos.
En este caso concreto, podrás acreditar a tus participantes desde tu propio móvil por código QR, diseñar acreditaciones “print at home” o del formato que desees, imprimir etiquetas o documentación específica como certificados, agendas, facturas o diplomas. Pero no sólo eso, sino que al utilizar nuestro software tendrás la información específica del participante (para poder dirigirlo o darle indicaciones según si es prensa, VIP, tiene pagos pendientes, etc.) Y podrás controlar adicionalmente de forma fácil y ágil, la entrada a las distintas actividades.
Pero ¿Cuáles son los recursos óptimos a utilizar en mi evento para tener una acreditación eficaz?
Un buen sistema de acreditación para eventos requiere también de un buen cálculo de los recursos que necesitas para el evento, entendiendo como recursos los siguientes:
Dispositivos que te ayudarán a la acreditación (móviles, pistolas, ordenadores)
Número de personal auxiliar que los utilizarán y estarán al frente de la acreditación.
Un cálculo erróneo por debajo de lo que se necesita, te llevará automáticamente a tener colas en momentos puntuales de máxima afluencia, mientras que si pones más recursos de los que realmente necesitas, estarás claramente tirando el dinero (aunque la tranquilidad de saber que todo va fluido, también es algo a tener en cuenta y que muchos organizadores prefieren pagar). Por tanto un cálculo correcto será lo óptimo para que todo fluya correctamente sin ver mermada nuestra rentabilidad.
En Tu Fábrica de Eventos somos especialistas en acreditación para eventos y simplemente indicándonos tus necesidades, te haremos un cálculo personalizado de los recursos que necesitas para que la acreditación de tu evento sea un éxito.
Tienes un post muy completo sobre cómo calcular los recursos que necesitas para la acreditación de tu evento aquí: “Cuántas azafatas y recursos necesito para acreditar en mi evento”
Pero ¿cuáles son las ventajas concretas de nuestro sistema de acreditación para eventos?
Acredita a los participantes ágilmente.
Permite acreditar y validar a tus participantes en el evento desde un smartphone, lector de códigos, desde la propia plataforma o un combinado de las anteriores, tú decides.
Ahorra tiempos al poder imprimir la acreditación directamente disparando desde un Smartphone.
Se puede conocer en dónde ha estado cada participante por el control de lectura de salas.
Ayuda a medir los resultados del evento a patrocinadores/expositores al poder hacer lectura de las visitas a su stand.
Es versátil, el organizador decide el tipo de acreditación que quiere ofrecer en su evento.
Ofrece estadísticas en tiempo real.
En conclusión, un sistema de acreditación para eventos rápido, contrastado y eficaz para decir adiós a las esperas.
¿Qué opinas? Solicítalos una demo y comienza a vivir la experiencia de Tu Fábrica de Eventos. Explora el software para la organización y gestión integral de eventos online más potente y completo del mercado.
