Organizar una cena de empresa puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de manejar múltiples detalles como invitados, confirmaciones, logística y la interacción entre los asistentes. Con el software todo en uno de Tu Fábrica de Eventos, puedes simplificar y optimizar todo el proceso, desde la planificación inicial hasta el evento en sí. Aquí te mostramos cómo hacerlo:
1. Configuración Inicial: Diseña el Evento
Usa un software para eventos para crear una página web personalizada que incluya toda la información clave del evento:
La fecha, hora y lugar de la cena.
Confirmación de asistencia.
Información sobre el menú y opciones de dieta.
El dress code y un resumen de las actividades planeadas.
Además, puedes añadir formularios personalizados para recoger datos de los asistentes, como preferencias alimenticias o confirmación de asistencia.
2. Automatiza la gestión de invitados a tu cena de empresa
Con el módulo de gestión de eventos, puedes simplificar todo el proceso de invitación y confirmación:
Envío de Invitaciones: Automatiza el envío de invitaciones por email con el módulo de email marketing inteligente. Este permite personalizar mensajes, añadir recordatorios automáticos y segmentar las listas según necesidades específicas.
Registro y Confirmación: Los invitados pueden confirmar su asistencia directamente desde la página web pudiendo acceder a los datos de inscritos y necesidades en tiempo real.
3. Organización del Seating
El seating al organizar una cena de empresa es realmente importante. Con el módulo de seating y asignación de asientos, diseña un mapa del espacio para asignar asientos a los invitados :
Puedes agrupar por departamentos, rangos de antigüedad o afinidades.
El software permite modificaciones rápidas si hay cambios de última hora.
4. Creación de Agendas Personalizadas
Si la cena de empresa incluye discursos, entrega de premios o actividades, utiliza el módulo de agendas personalizadas para generar horarios claros:
Los asistentes pueden acceder a su agenda desde sus móviles, gracias a la app del evento.
5. Fomenta el networking entre los asistentes
La funcionalidad de networking estructurado facilita la interacción entre asistentes:
Crea oportunidades de conexión a través de actividades prediseñadas.
Configura un canal de comunicación B2B para fomentar conversaciones previas al evento.
6. Control y Estadísticas en Tiempo Real
Monitorea todo desde una única plataforma:
Revisa cuántas personas han confirmado su asistencia.
Consulta estadísticas clave, como aperturas de invitaciones por email o participación en actividades previas.
Haz ajustes en tiempo real si surgen imprevistos.
7. Día del Evento: Acreditación y Producción
En el lugar del evento:
Utiliza el sistema de acreditación y control de acceso para acreditar a los asistentes.
Que todo el despliegue de medios y esfuerzo en decoración, escenografía, charlas etc… quede recogido por el equipo de producción audiovisual, en tu Fábrica de Eventos te ofrecemos este servicio para que lo tengas todo con un mismo interlocutor/proveedor.
8. Recopila feedback para mejorar futuros eventos
Una vez finalizada la cena de empresa, lanza encuestas automáticas para recopilar opiniones de los asistentes. Esto te ayudará a mejorar futuros eventos y medir la satisfacción general y termina de revisar todas las estadísticas que te proporciona el software, nº de inscritos, nº de acreditados, personas que han asistido a una actividad, etc.
Haz de tu cena de empresa un evento inolvidable
Con el software todo en uno de Tu Fábrica de Eventos, organizar una cena de empresa será más simple, profesional y efectivo. Ahorrarás tiempo, recursos y ofrecerás a los asistentes una experiencia organizada y memorable.
¿Listo para probar esta herramienta? Solicita una demo de nuestro software todo en uno y transforma tu próxima cena de empresa en un evento exitoso.
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