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Organizador de eventos: ¿Qué tareas puede automatizar?



Un software para eventos puede llegar a ser el mejor aliado del organizador, permitiéndole automatizar hoy día prácticamente cualquier tarea que le permita optimizar tiempo y recursos.


Desde Tu Fábrica de Eventos entendemos que como organizador de eventos profesional quieras dedicar la mayor parte de tu tiempo en aportar aquellos aspectos a los que la tecnología aún no llega.


Hablamos de humanizar el evento, de crear experiencias emocionales, vínculos potentes con el participante y cualquier tipo de stakeholder de tu evento. Esto se traduce en creatividad, el aspecto fundamental que hará que tu evento virtual, híbrido o presencial sea diferente al resto y conecte con el público potencial.


Por ello, como software para eventos más completo y potente del mercado, entendemos esta necesidad y bajo nuestro largo recorrido en el sector, te explicamos en este post algunas de las tareas que hoy día puedes llegar a automatizar bajo tecnología puntera, para poder dedicarse mayormente a la creatividad y humanización del evento.


Software para eventos: 5 tareas que puedes automatizar

Independientemente de que organices un evento virtual, híbrido o presencial, desde Tu Fábrica de Eventos, como software todo en 1 para la organización y gestión de eventos, te ayudamos a dotar de inteligencia y automatización cualquier tarea relacionada con el evento.


Dicho esto, repasamos aquí, 5 tareas clave donde la incidencia de la tecnología para eventos, puede ayudarte principalmente a reducir tiempo, costes y mejorar la experiencia final con el participante. ¡Comencemos!


  1. Registro y Acreditaciones: Por supuesto, olvidémonos por completo de las metodologías tradicionales y obsoletas como el papel y lápiz o incluso la Hoja Excel manual. Usemos un completo módulo de registro y acreditaciones para eventos en el cual podrás tener tantos formularios de registro personalizados como consideres. La acreditación es rápida y sencilla a través de un código QR que todos los participantes llevarán en formato digital. Si tu evento en lugar de ser presencial o híbrido es un evento virtual, aún se simplifica más este proceso, accediendo a través de login y password. ¡No perdamos nada de tiempo en una acción que podemos automatizar casi al 100%!


  1. Comunicaciones - Email marketing inteligente: Cada evento y participante tienen distintas necesidades. Será por ello importante automatizar tareas en función de la interactuación del participante con el software que gestiona el evento y que permita a su vez, que el organizador optimice al máximo su tiempo y recursos. De esta forma, si un participante se inscribe, automáticamente le puede llegar un email con su pase al evento, o si paga, recibir una factura, si muestra el QR, un mensaje de bienvenida, si solicita una reunión y es aceptada, un email con la respuesta…. Son muchas las tareas que a través de marketing inteligente se pueden automatizar. O quizás como organizador prefieras mantener comunicaciones periódicas con tus participantes pasados y futuros a lo largo del año. De cualquiera de las formas, recuerda que puedes automatizar este aspecto con nuestro módulo de email marketing inteligente, logrando ser mucho más eficiente en esta tarea y pudiendo customizar cuantos mensajes quieras.


  1. Gestión de viajes y alojamiento: Con la mejora de la situación sanitaria a nivel global y concretamente en nuestro país, las restricciones han bajado considerablemente pudiéndose celebrar eventos y congresos presenciales o híbridos. Así pues, como organizador de eventos puedes volver a tener la necesidad actual de gestionar viajes y/o alojamientos (normalmente de speakers o patrocinadores) que acuden presencialmente al mismo. Por ello, olvídate de nuevo de la hoja y el papel y vive una experiencia tecnológica en cuanto a esta gestión que te ahorre tiempo y dinero. ¡Tus stakeholders también te lo agradecerán!


  1. Networking: Sabes perfectamente que el networking es uno de los aspectos más relevantes de tu evento y que el éxito del mismo se medirá en base a la eficiencia y efectividad del networking. Pues bien, desde Tu Fábrica de Eventos conocemos esta preocupación y la solventamos al 100% con un completo módulo de networking real y estructurado y te garantizará una mayor eficiencia y efectividad. Entra en nuestra web y conoce las diferentes metodologías de networking que te presentamos ya sea en formato online, híbrido o presencial.


  1. Estadísticas en tiempo real: Para la mejora y optimización de un evento o congreso es fundamental el dato y si puede ser en tiempo real. Desde Tu Fábrica de Eventos pensamos que sí y por ello aportamos al organizador, un módulo donde obtener estadísticas completas sobre la situación y desarrollo de tu evento en tiempo real. Olvídate ahora de ir apuntando qué salas tienen más participantes, qué tipos de reuniones se están produciendo, en qué franjas horarias… ¡te lo aportamos todo en tiempo real!


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