Hablamos con Coral Almagro, la Directora de Comunicación y Socia fundadora de Tu Fábrica de Eventos para conocer más a fondo la situación actual del sector, hacer una previsión para el medio plazo y ver las ventajas de un software integral para eventos en la era digital post COVID-19.
1. ¿Cómo has vivido la transición de muchos organizadores de eventos presenciales al mundo de los eventos virtuales?
Al principio de la pandemia, los organizadores de eventos estaban muy perdidos ya que no sabían cómo acometer un evento virtual ni si su repercusión iba a ser igual que el de un presencial, desconocían prácticamente todo lo relacionado a un evento online, incluso los tipos de eventos que se pueden realizar y su alcance y necesidades técnicas, pues aunque muchos ya van aprendiendo y asistiendo a diferentes eventos virtuales, cualquier webinar les parecía ya un posible evento pero sin su imagen de marca. Actualmente, y después de 6 meses conviviendo con el Covid, los organizadores que se han lanzado al online, siguen pidiendo hacer eventos virtuales y nos siguen llegando multitud de solicitudes de organizadores que están planteando otras vías para poder seguir ejerciendo su actividad.
2. ¿Cuáles son los problemas principales con los que un organizador se ha encontrado a la hora de abordar un evento virtual?
El principal problema ha sido el conocimiento técnico y las posibilidades y alcance del evento virtual. Muchos han pretendido replicar exactamente su evento presencial en online y en muchos casos hay que hacer ciertas modificaciones. En el Evento online los mensajes deben ser más cortos e impactantes. Si antes un evento presencial duraba un día entero, igual para un virtual el organizador debería plantearse resumirlo en menos tiempo.
Por otro lado, muchos organizadores han tenido dificultades para localizar la empresa que les hiciera el evento virtual, ya que por ejemplo, son muchas las empresas de audiovisuales que pueden acometer una grabación y lanzar en streaming, pero no tienen la capacidad de conocer quién es el público que ha asistido virtualmente a ese evento, algo que permite una plataforma como la nuestra. Para los organizadores, localizar un software, con un equipo de profesionales y técnicos en streaming que les diera respuesta a todo lo que necesitaban, en muchos casos les ha costado.
3. ¿Cuál ha sido la apuesta clara de Tu Fábrica de Eventos por los eventos virtuales y cómo beneficia el software a los organizadores?
En Tu Fábrica de Eventos lo vimos claro desde el inicio, cuando aún no estábamos confinados y el Covid se oía por todos sitios. Ya se empezaban a cancelar eventos presenciales y las empresas empezaban a limitar el número de personas en reuniones. El evento online iba a ser la clave y así nos pusimos a trabajar en ello, lanzando nuestro primer comunicado de eventos online en las primeras semanas del confinamiento.
El software beneficia a la organización 360º del evento, tanto online como presencial, desde las inscripciones, hasta la web del evento, venta de entradas, seating (muy recomendable ahora que hay que guardar distancia de seguridad), networking virtual, retransmisión en streaming, chat de participantes, televoto… en definitiva todas las soluciones que necesita un organizador, en la misma plataforma, evitando tener que contratar a muchas empresas para lo mismo.
Además, con la nueva situación, los organizadores, al hacer sus eventos en online, están ahorrando costes, llegando a más público y por tanto haciendo más eventos, por lo que tenemos claro que el evento online llegó para quedarse.
4. En los eventos virtuales se eliminan las fronteras, ¿cómo gestionar una estrategia de comunicación para abarcar a públicos potenciales de otras geografías?
Obviamente esta es una estrategia que debe plantearse cada compañía, pues cada una tendrá sus propios intereses, pero lo que está claro, es que con los eventos online, al eliminar las fronteras y no haber límite en el número de participantes (diferente a un webinar donde sí hay limitaciones), es recomendable usar una estrategia de comunicación si quieres abarcar a más público objetivo: comunicación en RRSS, email marketing, publicidad online, un buen posicionamiento SEO, blogs… las posibilidades actualmente son muchas.
5. ¿Qué diferencias existen entre un software profesional para la gestión y organización integral de eventos y una plataforma de webinars?
Esta es una buena pregunta, ya que como comentábamos, muchos organizadores no saben siquiera qué tipo de evento online quiere o puede llevar a cabo. Hicimos un post hace muy poco comentando los 5 tipos de eventos online que existen y que recomiendo leer, pero al hilo de la pregunta, los voy a intentar resumir en estos. Una plataforma como la nuestra permite:
Tener un número ilimitado de asistentes.
Poder personalizar el evento con la imagen del organizador.
Control de los inscritos y estadísticas en tiempo real. Podemos saber qué participante entró en qué sala virtual, cuándo se conectó y cuándo se desconectó.
Poder hacer una realización con técnicos profesionales como si se tratase de un plató de TV con calidad.
Interacción con los ponentes y otros participantes.
Permite también hacer reuniones y encuentros comerciales entre los participantes de forma virtual o hacer sesiones de grupos de trabajo.
No tiene absolutamente nada que ver un webinar con una plataforma profesional para eventos.
6. ¿Se puede favorecer un networking one to one de calidad en los eventos virtuales?
¡Por supuesto! y además tiene infinitas ventajas, ya que al llevarse a cabo totalmente de forma online y sin desplazamientos, se pueden organizar reuniones o encuentros comerciales con diferentes países y realizar la labor comercial de meses y con los consiguientes costes, en un día.
Tu Fábrica de Eventos ya era pionera en la realización eventos de networking real y estructurado, donde los participantes indican sus deseos de negocio y en función de sus necesidades, se les crea una Agenda Personal de reuniones, que antes se hacían de forma presencial, y que ahora se hacen de modo online clicando simplemente en el enlace creado para esa reunión y respetando como siempre la privacidad de las reuniones.
7. ¿Cómo prevé el futuro a medio y largo plazo del sector de los eventos?
Siempre se ha dicho que tiempos de crisis, tiempos de oportunidades… esto exige al sector tener que reinventarse, trabajar de otra manera, tener pensamiento alternativo y valorar todas las posibilidades. Lo que sí que tenemos claro es que el evento online llegó para quedarse y que aunque volvamos a la normalidad de antes, el participante va a demandar el online por su comodidad y flexibilidad, siendo el evento híbrido el que predominará a medio y largo plazo.
