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  • Coral Almagro

Gestión eficaz de inscripciones en eventos de pago


Gestionar inscripciones eficazmente en un evento de pago es fundamental para la buena marcha del mismo. Cuando nos pusimos a conceptualizar y desarrollar nuestro software para eventos, una de las preguntas que nos hicimos fue ¿cómo vamos a hacer la gestión de inscripciones y participantes en eventos de pago?, ¿qué pasa si una persona que quiere inscribirse a un evento de pago tiene un problema con su tarjeta o cancela antes de concluir su inscripción? y elegimos entre dos opciones:

  • Opción A: No guardamos sus datos y perdemos toda la información que ya había incluido en el formulario de inscripción como ocurre con las plataformas de ticketing y venta de entradas.

  • Opción B: Guardamos sus datos para poderle hacer seguimiento posteriormente.

Nosotros lo tuvimos muy claro...

Si nuestras acciones de comunicación han surtido efecto, nuestro potencial invitado ha mostrado interés en nuestro evento y ahí le tenemos, delante del ordenador dispuesto a inscribirse, ha incluido todos sus datos en el formulario de inscripción y hasta ha elegido actividades ¿cómo vamos a obviar todo lo anterior simplemente porque su tarjeta dio un fallo o simplemente porque tal vez quiera pensarlo mejor?. Si ya cumplimentó todo y tiene interés, lo lógico es que el organizador pueda tener la información de ese participante para:

  • Poder mandarle comunicados posteriores incitándole a cerrar su compra. A través de nuestro software, un participante que ya ha rellenado sus datos, nunca tendrá que volver a rellenarlos de nuevo, facilitando enormemente esta labor al participante y facilitando la conversión en casos de pendientes de pago.

  • Poder mandarle un cupón descuento para animarle a cerrar su compra.

  • Poder hacerle seguimiento hasta que se convierta, realizando las comunicaciones que el organizador estime oportunas.

  • Guardar el registro para futuros eventos y/o acciones.

Si ya cumplimentó todos sus datos y tiene interés, lo lógico es que no perdamos esa información tan valiosa.

En nuestro caso, guardamos los datos de este tipo de participante y además automatizamos tareas mandando un email automático ante cualquier fallo detectado que contiene un link directo para que termine su compra donde la dejó. De esta forma, la gestión de inscripciones y participantes se agiliza enormemente, no perdemos información valiosísima del potencial participante e incrementamos las posibilidades de conversión.

En el caso de las empresas de venta de entradas o ticketing como Ticketea o Eventbrite, si cancelas el pago o este resulta fallido, el registro e información de esa persona se pierde, no hay forma de saber quién es ni cómo recuperarlo, o hay pago o no hay inscripción ni manera de reconvertirlos... nosotros creemos que es una pena perderlos, pues estuvieron muy cerca de inscribirse a nuestro evento.

Tú como organizador de eventos ¿qué prefieres?

Puedes obtener más información sobre nuestro software para eventos y sistema de ticketing y venta de entrada numeradas aquí.

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