El evento constituye en sí mismo un hito comunicativo pero a su vez, debe estar basado en un plan de comunicación que ayude a conseguir los resultados esperados.
¿Cómo crear un plan de comunicación para eventos? Si te estás haciendo actualmente esta pregunta, desde Tu Fábrica de Eventos, como software integral para la gestión y organización de eventos más potente y completo del mercado, te damos la respuesta.
Como siempre decimos, en el éxito de un evento influyen muchos factores e intervienen varios stakeholders. Asistentes, colaboradores, patrocinadores, organizadores, ponentes, etc. Para que todo salga según lo planificado es fundamental crear un plan de comunicación para el evento que tenga en cuenta a todas las personas interesadas.
Y es que, habitualmente se cae en el error de centrar el plan de comunicación en los asistentes para conseguir cuantos más mejor pero, ¿estamos centrando nuestro plan en los segmentos de población que nos interesan que asistan o lo estamos lanzando de forma general? ¿Estamos teniendo en cuenta a los ponentes en el plan de comunicación? En tal caso, puede que 3 meses antes del evento un ponente nos confirme y 5 días antes, se caiga del panel por motivos a veces derivados de la pérdida de comunicación en todo el tiempo.
Estos errores y algunos más, los vamos a solventar creando un plan de comunicación para eventos global que tenga en cuenta a todas y cada una de las partes organizadas.
Cómo crear un plan de comunicación para eventos segmentado
Comencemos a crear el plan de comunicación para eventos. Como hemos dicho hasta el momento, vamos a crear un plan de comunicación segmentado por partes interesadas o colectivos. Así pues, podríamos decir que los pasos para generar un plan de comunicación para eventos son:
Identificación de colectivos: Obviamente debemos identificar en primer lugar a todos los colectivos y sub colectivos principales. Ya hemos mencionado algunos de ellos como por ejemplo los asistentes, los medios de comunicación, instituciones colaboradoras, patrocinadores, ponentes y proveedores. Podrían ser estos los principales, pero cada evento es un mundo y cada colectivo puede desglosarse en sub colectivos que requieran de un plan de comunicación propio. Por ejemplo, en un congreso sobre el Covid-19 podremos identificar como sub colectivo importante dentro de los asistentes a aquellos científicos que estén trabajando o estudiando directamente con dicha enfermedad pues nos interesa su asistencia.
Identificación de canales y formatos por colectivos: Una vez identificados los colectivos debemos trabajar en conocer los canales de comunicación preferidos para ellos. Medios de comunicación sectoriales o profesionales, redes sociales, email, teléfono, videollamada, reunión presencial,etc.
Identificación de hitos comunicativos: Tenemos los colectivos y los canales a través de los cuales lanzaremos los mensajes pero, ¿sabemos cuáles son los mensajes? En este caso debemos tratar de dibujar una especie de roadmap desde el inicio de la organización del evento hasta el final del mismo e identificar una serie de necesidades comunicativas para cada colectivo a lo largo del tiempo, plasmándose como hitos sobre una línea temporal. Una vez terminado este tercer paso, nuestro plan de comunicación segmentado.
Ejecución del plan: En este punto, debemos ejecutar el plan de comunicación, aterrizando al más bajo nivel los hitos comunicativos dibujados.
Reacción: Del punto cuatro podrá desprenderse ciertas respuestas por parte de los colectivos a las que debemos de reaccionar de la mejor forma posible. Por ejemplo, un hito comunicativo para el colectivo de ponentes podría ser hacerles un recordatorio de la fecha del evento un mes antes para que sigan manteniendo libre su agenda profesional. Tras esa comunicación, uno de los ponentes dice que le ha surgido algo importante y no podrá acudir presencialmente. Una posible solución sería ofrecerle participar de forma remota a través de un software para eventos como el de Tu Fábrica de Eventos.
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