• Tu Fábrica de Eventos

Tecnología para eventos: 5 pasos para la organización y gestión de tu próximo evento


En España, el sector de los eventos vive una auténtica revolución gracias a la última tecnología para eventos centrada en facilitar la organización y gestión de los mismos.

Una tecnología que pasa por ofrecer a través de un único software soluciones integrales para todas y cada una de las etapas del evento y mediante las cuales el organizador de eventos conseguirá tanto reducir el coste de la organización y gestión como aumentar la experiencia de sus invitados.

Siguiendo los pasos del sector en Estados Unidos donde llevan utilizando la tecnología al servicio de los eventos desde hace muchos años, nuestro software es considerado como el más completo y potente en nuestro país.

Veamos lo que puede ofrecerte la tecnología para eventos en 5 sencillos pasos:

1. Promoción y Comunicación del evento

Lo primero para organizar y gestionar tu evento es sin duda la comunicación del mismo para llegar a los futuros invitados.

Con nuestra tecnología para eventos, podrás crear en menos de una hora la web y la App del evento así como realizar una estrategia de comunicación y promoción a través de email marketing que también te ayudará a la automatización de tareas facilitando mucho el proceso de gestión de los invitados.

2. Confirmación de invitados y pagos

Una vez has creado la web de tu evento es el momento de gestionar el registro o inscripción de tus invitados.

Con nuestro software, que ofrece la última tecnología para eventos, puedes crear formularios de inscripción personalizados para ser enviados de forma automática a tus invitados por email o estar enlazados a la web para recibir inscripciones espontáneas. En el caso de que tu evento sea de pago o tengas determinadas actividades de pago, el formulario se enlazará a la pasarela de pago automáticamente. Tras el pago, se validará y confirmará la asistencia del invitado que entrará en una rueda de tareas automatizadas en función de las necesidades del organizador y características del evento.

3. Gestión de actividades, agendas a medida y networking

Aquí llega el que podría ser el punto más interesante para tus invitados. El principal atractivo de un evento son las actividades que comprenden el mismo, así como la temática y sus asistentes. Si estas actividades se pueden personalizar al gusto del asistente, mucho mejor.

Y es que, con nuestra tecnología para eventos, podrás crear distintas actividades ya sean de pago o no, asignarlas a los distintos tipos de participantes, ponerles capacidades máximas o incluso asignárselas automáticamente a cada participante en riguroso orden de solicitud ahorrándonos mucho tiempo en la gestión y manteniendo el evento bajo control. Se acabó el caos en los eventos y el overbooking en determinadas actividades mientras otras quedan desiertas. Con nuestra tecnología para eventos podrás controlar de la manera que tu evento necesite, todas las actividades que comprende el mismo.

Igualmente de interesante para tus invitados será nuestra solución de agendas a medida. Se trata de darles la oportunidad a tus invitados de que creen sus propias agendas personalizadas para asistir al evento, a través de las cuales sólo asistirán a aquellas actividades que realmente les interesen. De esta manera cada participante vivirá una experiencia única y personalizada en función de sus intereses y necesidades.

Y por último, y siendo uno de los puntos que más nos diferencian y que más valor aporta a los invitados es la solución de Networking real y estructurado, un networking que puede ser realizado mediante diferentes modalidades que explicamos en otro artículo y que viene a ofrecer al invitado la oportunidad de solicitar reuniones con personas concretas antes del evento, planificando así su networking con el objetivo de sacar el mayor provecho del mismo con las personas que realmente le interesa.

4. Acreditaciones y comienzo del evento

Ya tenemos nuestros invitados, organizado el programa de actividades, tenemos una metodología de networking real y estructurado y sabemos quién se va a reunir con quién y en qué actividades participará cada uno.

Ahora se abren las puertas del evento y llega el momento de las acreditaciones. En Tu Fabrica de Eventos tenemos diferentes métodos para poder acreditar ágilmente para asegurar la máxima agilidad.

5. Estadísticas y resultados

No por ser el último punto es el menos importante, pues debemos de analizar bien los resultados, analizar los retornos de inversión y sacar conclusiones claras para la mejora del siguiente evento.

Con nuestra tecnología para eventos, tienes por supuesto, las estadísticas en tiempo real de tu evento y realizar tantas encuestas personalizadas de satisfacción como necesites para valorar mejor cuál ha sido el éxito del evento. ¿Qué datos podremos analizar?:

Nº de inscritos, asistentes por tipologías, nº de emails enviados, nº de reuniones de networking programadas, realizadas y hasta una valoración de las mismas, nº de asistentes a cada actividad, nº de visitas recibidas en los stands de expositores o patrocinadores, pagos recibidos y pendientes, los datos arrojados por las encuestas, etc.

¿Qué opinas? Solicítanos una demo y comienza a vivir la experiencia de Tu Fábrica de Eventos. Explora el software para la organización y gestión integral de eventos online más potente y completo del mercado.

#Tecnologíaparaeventos

Software Para Eventos

© tufabricadeventos 2016