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Los errores más típicos en la organización de eventos

Actualizado: feb 25


Desde Tu Fábrica de Eventos, Herramienta para eventos, hacemos un repaso de los errores más frecuentes a la hora de organizar un evento.

Si te dedicas a la organización de eventos, muy probablemente te sentirás identificado con alguno de estos puntos que indicamos a continuación como los errores más frecuentes en la organización de un evento. ¿Te imaginas cuáles son?

1 No, las largas colas, no necesariamente significan éxito.

Efectivamente, muchos organizadores, caen en la idea de que la formación de largas colas en su evento o congreso, es lo mismo que éxito, pues es mucha gente la que quiere asistir a nuestro evento. Pero existe un gran error en la definición de éxito. Y es que, en estos casos, hablar de largas colas y esperas en un evento, se puede entender como éxito en la convocatoria pero si lo miramos desde el punto de vista organizativo y del participante...¿Cómo se siente en el asistente en dichas colas? ¿Desesperación? ¿Aburrimiento? ¿Frío o calor? Sin lugar a dudas, la largas esperas en el momento de entrar, minan la experiencia positiva del participante, y es por ello por lo que es un error definirlo como éxito global del evento cuando con una buena previsión y los medios técnicos necesarios, es totalmente evitable.

Por ello, recomendamos a los organizadores, usar un software para eventos que incluya un módulo de acreditación efectivo para acelerar al máximo el proceso.

2. No, el café no es un networking efectivo Muy probablemente, como organizador siempre has ofrecido el networking de tu evento como un plus y uno de los momentos más importantes de la cita. Pero, ¿tu networking está basado en un café o desayuno? Pues entonces tu visión es errónea. El networking predominante en la actualidad de los eventos, sigue siendo la hora del café o del desayuno. Un networking, tradicional, descontrolado y poco efectivo, muy poco efectivo.

Es por ello por lo que se debe de ofrecer a participantes y patrocinadores, la posibilidad de agendar reuniones con los perfiles que les sean de interés, previamente al evento, y tener un espacio reservado exclusivamente para mantener las reuniones, de manera controlada, estructurada y real. ¡Conoce nuestra herramienta para networking!

3. No, la app de tu evento no debe de tener las mismas funciones que la web del evento

El tercer gran error en el que normalmente cae el organizador suele estar centrado en la app del evento. Contar con una app puede dotar al evento de cierta relevancia, control y sofisticación en la organización. Pero estos no deben de ser los motivos principales por los que se decida crear una app para tu evento.

Es decir, la app de tu evento debe de tener unas funciones claramente diferenciadas con respecto a la web. Y es que, la app del evento, necesariamente deben de descargarla los participantes para poder hacer uso de ella y debemos de recordar que también pueden acceder a la web del evento desde su teléfono móvil. Entonces…¿para qué tener la app si puedo acceder al mismo contenido desde el móvil?

Claramente la app del móvil se puede usar en un momento previo para informar a los participantes de las últimas novedades del evento mediante notificaciones push, ofrecerles promociones, sorteos o descuentos en las entradas a aquellos que tengan la app móvil, realizar networking real y estructurado a través de la app del evento durante la cita o bien interactuar con los ponentes del evento, lanzando preguntas a través de la app.

Estas son funciones claramente diferenciadas que no podrían llevarse a cabo a través de la web y son los motivos por los que debes de tener claro que una app sería bueno para tu evento.

Cómo hemos visto, se tratan de errores comunes de los cuales normalmente el organorganizador de eventos no se percata debido a la cultura tradicional existente en torno a la organización de los eventos.

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