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Control y facturación para eventos: cómo tener bajo control el estado económico de tu evento


Con el módulo de control y facturación para eventos de Tu Fábrica de Eventos podrás controlar cada aspecto económico de tu evento ahorrando mucho tiempo.

Organizar un evento conlleva muchas horas de trabajo y muchos factores a tener en cuenta. La emisión de facturas, pagos, ingresos pendientes de cobro...en definitiva, el estado económico de tu evento será uno de los factores más complejos de gestionar si no tienes un software que te ayude a automatizar procesos y también uno de los más rutinarios que con herramientas tradicionales, te podrán hacer perder mucho tiempo.

En Tu Fábrica de Eventos, como el software para eventos más completo del mercado, contamos con un módulo específico para dar solución a este problema. Con nuestro módulo de control y facturación para eventos podrás conocer de una manera sencilla y rápida los ingresos y pendientes de cobro de tus participantes y realizar las facturas de forma automatizada entre otras muchas cosas.

Esta solución te permitirá olvidarte de las herramientas tradicionales de control de facturación para eventos como el Excel, herramienta sobre la cual tendrás que trabajar muchas horas para llevar un control actualizado y no permite la automatización. Con el tiempo que ahorrarás, podrás dedicarte a factores que requieren de más valor y dedicación personal por parte del organizador como las inscripciones, la mejora de la web del evento, gestión anticipada del networking real y estructurado...etc.

La creación de facturas en un evento de pago muchas veces no es valorado por el organizador, pues es un trámite administrativo que no aporta valor al evento, pero que sin embargo puede crearnos muchos problemas y dedicación. ¿Te imaginas un evento de 5.000 personas con una entrada de 10€ y que te pidan factura? O buscamos la forma de automatizar esto de forma integrada con el resto de soluciones o el evento puede acabar convirtiéndose en una tortura, o incluso no resultar rentable.

Creando las facturas de tu evento en 4 sencillos pasos

La emisión de facturas es una tarea rutinaria en el sector de los eventos que a menudo trae de cabeza a los organizadores. Con nuestro módulo de control y facturación, resumimos la emisión de facturas de tu evento en sólo 4 sencillos pasos:

  1. En primer lugar, indica cómo quieres que esté compuesta la numeración de tu factura.

  2. Crea una plantilla personalizada para tu factura.

  3. Ahora, indica los participantes a los que quieres emitir facturas. podrás incluirlos de uno en uno o todos a la vez o incluso mandarla de forma automática cuando el participante haya pagado.

  4. ¡Envía las facturas y dedícate a otra cosa! Con nuestro software, este proceso será mucho más sencillo y rápido por lo que podrás dedicar más tiempo a factores que aporten valor a tu evento.

Beneficios del módulo de control y facturación para eventos

Aunque ya hemos avanzado algunos de ellos, concretemos algunos de los beneficios que te aportará el módulo de control y facturación para eventos de nuestro software:

En primer lugar, te permitirá controlar el estado económico de tu evento aportándole información en tiempo real sobre variables clave como:

  • Ingresos automáticos obtenidos por la participación en el evento de tus participantes. Es decir, hablamos de los ingresos por venta de entradas o por el pago de asistir a determinadas actividades. Es por ello por lo que este módulo estará enlazado con la pasarela de pago y el formulario de inscripción.

  • Pagos realizados o pendientes de cobro al estar enlazado a la pasarela de pago, sabrás en tiempo real, los asistentes a tu evento que ya han pagado y quienes están pendientes de cobro.

  • Otros tipos de ingresos como por ejemplo los obtenidos por patrocinios así como otros tipos de gastos como salas (localización) o catering.

  • La cuenta de resultados de tu evento: Ingresos - Gastos= Resultado.

Además de obtener información en tiempo real sobre los puntos anteriormente mencionados, el módulo de control y facturación para eventos, tal y como dijimos al comienzo, te facilitará la emisión de facturas de tu evento de forma rápida y sencilla pudiendo ser enviadas por email de forma automática. ¡También te facilitará la integración con tu sistema de contabilidad al poder importar los datos desde un Excel!

En definitiva, es hora de transformar digitalmente la organización de tu próximo evento, usando la última tecnología del sector que te ayudará en el complejo proceso de control y facturación para eventos.

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