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Gestión de viajes y alojamiento para eventos: ¿Qué debemos saber?


Con el Software para Eventos de Tu Fábrica de Eventos podrás gestionar los viajes y alojamientos de tus asistentes de manera sencilla.

España es sede de grandes eventos y congresos a nivel mundial como FITUR (la feria de turismo más importante del mundo que se celebra en Madrid) o el Mobile World Congress (el congreso más importante del mundo sobre la industria móvil y que se celebra cada año en Barcelona).

Estos eventos con un claro carácter internacional, suponen una gran inversión para las ciudades españolas y un gran retorno económico. Miles de visitas diarias: personas de todas las culturas, de todos los países y con necesidades de transporte diferentes. ¿Cómo gestionar de una manera sencilla las diferentes necesidades de los asistentes de tu evento con respecto al transporte y alojamiento? Os explicamos cómo asumir esta gestión con nuestro software para eventos.

5 pasos para gestionar los viajes y alojamientos de tus participantes:

Para que la gestión de los hoteles y transportes sea todavía más sencilla, lo suyo es dar de alta en la plataforma las distintas opciones para que el participante, cuando se inscriba, pueda seleccionar el hotel o transporte/trayecto que más le convenga, por tanto:

  1. El primer paso, es dar de alta en nuestro software todos aquellos hoteles y alojamientos que quieras ofrecer a tus asistentes. Recomendamos siempre que sean alojamientos cercanos al lugar del evento o que tengan buena combinación de transporte público hacia el centro del ciudad. ¡Los visitantes siempre querrán aprovechar para conocer un mínimo de la ciudad!

  2. Podrás dar la opción de que tus participantes elijan en su ficha de inscripción el alojamiento y/o viaje que mejor se adapte a sus necesidades. ¡Todos tenemos unos gustos o preferencias! Quizás más cerca del evento, más cerca del centro de la ciudad, hotel, apartamento...etc. hasta podrás cobrarlo en el momento a través de la pasarela de pago.

  3. Los datos seleccionados por tus participantes se incorporarán automáticamente en el módulo de viajes y alojamiento sin necesidad de que vuelvas a picar los datos de nuevo.

  4. Podrás comenzar a gestionar las necesidades de tus participantes desde el primer momento en que te llegue un aviso de gestión de alojamiento y/o viaje.

  5. y finalmente...¡envía los bonos de hotel y/o billetes con un solo click o a través del área privada del participante!

Automáticamente, según las reservas que se vayan produciendo de cada hotel o transporte/trayecto, el software irá restando plazas, de forma que cuando ya no queden, no aparecerán disponibles. Esto ayuda enormemente a esta gestión de los viajes y alojamientos, trabajando en tiempo real y sin necesidad de esperar a que un tercero dé de baja un hotel del formulario.

El módulo de gestión del viaje y el alojamiento de Tu Fábrica de Eventos permite la máxima personalización para tus asistentes, teniendo entre las ofertas todos aquellos hoteles o alojamientos que previamente como organizador hayas estudiado para incluir en nuestro software. Además, en el momento de la inscripción, el visitante podrá completar todos los campos que requieras sobre la información de transporte y alojamiento. Si requieres de un campo adicional que no esté ya creado en nuestro software…¡es tan simple como crearlo tu mismo! Por último, con tan solo un click, envía al usuario su bono o billete o se incluirá de forma automática en su área personal o app del evento.

Beneficios de usar nuestro módulo de gestión de transporte y alojamiento para eventos Desde Tu Fábrica de Eventos sabemos las necesidades que pueden tener tus participantes en relación al transporte y el alojamiento. Es por ello por lo que hemos creado un módulo específico que viene a solucionar esta necesidad. Un módulo que se integra con el resto de módulos de nuestro software para eventos, el software más completo del mercado.

Además de lo mencionado anteriormente, ¿qué beneficios encontrarás usando nuestro módulo de gestión de transporte y alojamiento para eventos?

  • Es versátil, personalizado y se adapta a tus necesidades, ya que podrás dar de alta los hoteles o trayectos de viajes concretos de tu evento.

  • Incorpora automáticamente las necesidades de los participantes en el módulo de gestión, evitando picar de nuevo esos datos.

  • Ahorra tiempo en la gestión del viaje permitiendo enviar billetes individualmente o a muchos participantes a la vez con un solo clic o incluyéndolo automáticamente en su área privada o app del evento.

  • Permite, gracias a la gestión de usuarios, dar acceso a la agencia de viajes a la plataforma para que emita directamente los billetes y los incorpore a la misma.

  • Control total. Todo lo relacionado con la gestión de tus participantes queda registrado.

  • Histórico de todo lo acontecido con cada participante.

  • Acceso a la plataforma las 24 horas del día, los 365 días del año.

¿Aún sigues pensando en gestionar el trasporte y alojamiento de tus participantes con una hoja de Excel? Prueba nuestros software par eventos y descubre los beneficios y las ventajas de usar la última tecnología para eventos.

Más acerca de Tu Fábrica de Eventos

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