La gestión de abstracts en los congresos científicos es uno de los elementos organizativos que más quebraderos de cabeza da a la organización y que requiere para su gestión de un software capaz de ser lo suficientemente versátil como para adaptarse a las necesidades de todos los organizadores de este tipo de eventos.
Un organizador de un congreso científico se enfrenta, además de a la gestión del evento en sí: creación de la web del congreso, inscripciones, reservas de hoteles, gestión de participantes, creación del programa, cobro de cuotas, etc. (puedes ver cómo resolver cada etapa de un evento con tecnología Parte I y Parte II donde damos solución a estos aspectos) a la gestión de abstracts o comunicaciones científicas que requieren un tratamiento específico.
Para quien no esté familiarizado con lo que es la gestión de abstracts o comunicaciones científicas indicar que no son más que la presentación en el congreso de estudios, trabajos o proyectos de investigación de una determinada especialidad científica llevados a cabo por participantes en el evento que pueden exponer su trabajo de distintas formas (oral, póster u otros formatos). A veces es el organizador el que decide de qué manera se expondrá un abstract y otras veces son los propios participantes los que deciden el tipo de soporte sobre el que quieren proponer su trabajo científico.
Los participantes por tanto presentarán sus abstracts o comunicaciones científicas a través de un formulario específicamente creado para tal fin donde, de forma general, recogerá el título del abstract, categoría, tipo de comunicación, resumen, autores, coautores, referencias bibliográficas y otros datos requeridos por el organizador.
Una vez finalizado el plazo de recepción de abstracts los evaluadores aceptarán aquellos que consideren, pudiendo solicitar al autor que amplíe la información en un formato determinado. Esta información será generalmente la que se incluya en la exposición oral o póster científico.
¿Cómo debería lo anterior materializarse en un software para la gestión de abstracts o comunicaciones científicas?
ENVÍO/ RECEPCIÓN DE ABSTRACTS O COMUNICACIONES:
Para poder enviar un abstract, el autor del abstract deberá estar previamente inscrito en el evento donde incluirá todos los datos que el organizador necesite de éste y realizará los pagos y las reservas que sean necesarias para su participación en el congreso.
El organizador/administrador podrá parametrizar los elementos necesarios para la correcta recepción de abstracts: Tipos de autor, Tipos de abstracts, temáticas, campos a rellenar, límite del nº de abstracts a recibir etc.
El autor, una vez inscrito, recibirá un email con su login y password para acceder al área privada desde el que poder subir sus abstracts. Dicha área privada puede ser accesible desde el ordenador o desde el móvil a través de la APP del evento.
El autor incluirá la información que se le solicite del abstract (título, temática, resumen, autores y coautores, documentos y aquella otra información que le solicite el organizador pues es configurable pudiendo añadir cuantos campos se necesiten.
El autor podrá enviar tantos abstracts como el organizador haya parametrizado, pudiendo poner un límite o no.
El autor podrá incluir textos enriquecidos al resumen de su abstract.
El autor podrá incluir de forma sencilla varios autores e instituciones o centros de trabajo.
Si el organizador lo ha requerido así, el autor también podrá adjuntar uno o varios documentos tipo pdf, word, power point, Excel o tipo imagen que apoyen su abstract.
Con todos los abstracts recibidos se genera una BBDD de abstract sobre las que se podrá trabajar y evaluar.
GESTIÓN Y EVALUCIÓN DE ABSTRACTS:
Una vez recibidos los abstracts se les podrá asignar evaluadores por el criterio que considere el organizador y decidir los abstracts que pueden ser evaluados.
El organizador decidirá los campos que puede ver el evaluador, pudiendo quitar datos como los autores u otra información.
El evaluador entrará en su propia área privada desde la que sólo verá los abstracts asignados para poder evaluarlos y aceptarlos.
El evaluador podrá ver los abstracts en formato ficha y/o PDF imprimible según los datos que quiera mostrar el organizador (configurable).
Desde el sistema se puede solicitar la modificación del abstract al participante que le será comunicado vía email.
El abstract puede ser evaluado por uno o varios evaluadores, pudiendo el organizador escoger entre mostrar la nota media de todos los evaluadores o mostrar la nota final manual.
Los abstracts se aceptarán finalmente o no y en caso de ser aceptados se podrá indicar si se “Acepta para exposición oral” o se “Acepta como póster” u otro formato requerido en el congreso.
El autor a través de su área privada, podrá ver en todo momento el estado en el que se encuentra su abstract (Pte. evaluación, Evaluado, Aceptado, No aceptado), recibiendo de forma automática emails cuando se le requiera hacer una modificación o cuando haya sido aceptada su comunicación.
Los abstracts de exposición oral serán incluidos en el programa del evento de forma automática indicando el día, hora y lugar de la exposición.
EXPORTACIÓN DE DATOS Y CREACIÓN DEL LIBRO DE ABSTRACTS:
El organizador/administrador podrá exportar en Excel todos los datos relativos al abstract. La exportación de datos da libertad al organizador en el diseño del libro de abstracts para llevarlo a imprenta o crear el libro en formato digital.
Independientemente a lo anterior, el organizador también podrá utilizar un editor donde incluir los campos que considere y crear un pdf con todos los abstract aceptados.
El libro de abstracts en formato digital podrá ser incluido en la APP del evento, en el área privada de participantes o en la web del evento de forma que pueda ser consultado por todos los participantes al mismo.
EMISIÓN DE CERTIFICADOS:
En base al diseño propio del organizador del evento, el software generará automáticamente un certificado de asistencia que los usuarios podrán descargarse desde su área privada o podrán ser remitidos por email.
NOTA: TuFabricaDeventos.com lanza en abril la segunda versión del módulo para la gestión de comunicaciones científicas. En esta segunda versión hemos recogido todas las necesidades y sugerencias recibidas durante estos años organizando congresos científicos para hacerlo mucho más versátil y para que pudiera adaptarse a todos los organizadores sin descuidar la imagen y usabilidad. Esta segunda versión es una muestra del continuo desarrollo y mejora de producto y soluciones para eventos que ofrecemos desde nuestra plataforma.
@TuFabdeventos lanza la 2ª versión del módulo para la gestión de comunicaciones científicas con las mejoras aportadas por los usuarios. (Twitear)
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