Desde Tu Fábrica de Eventos, como software para eventos todo en 1, te explicamos en este artículo todo lo que debes saber para organizar tu próximo congreso científico.
Los congresos científicos son eventos que reúnen a profesionales e investigadores de diferentes disciplinas para compartir y debatir sus avances, estudios y proyectos. Estos eventos son fundamentales para el desarrollo de la ciencia y la innovación, pero también suponen un gran reto organizativo.
Para facilitar la gestión de un congreso científico, existen herramientas informáticas que permiten automatizar y simplificar muchas de las tareas implicadas, como la creación de la web del congreso, el registro de los participantes, la recepción y revisión de las comunicaciones o abstracts, la elaboración del programa, el control de los pagos, el seguimiento de la asistencia, etc.
En este artículo te explicaremos qué es un software para congresos científicos, qué ventajas ofrece y qué funcionalidades debe tener.
¿Qué es un software para congresos científicos?
Un software para congresos científicos es una aplicación informática que permite gestionar de forma integral todos los aspectos relacionados con la organización de un evento científico, desde la fase de planificación hasta la fase de evaluación.
Un software para congresos científicos facilita el trabajo del comité organizador, del comité científico y de los asistentes al congreso, ofreciendo una plataforma online donde se puede acceder a toda la información y realizar todas las gestiones necesarias.
Un software para congresos científicos también mejora la calidad y el impacto del evento, al permitir una mayor difusión, una mayor interacción y una mayor accesibilidad.
¿Qué ventajas ofrece un software para congresos científicos?
Un software para congresos científicos ofrece múltiples ventajas para todos los implicados en el evento, entre las que se pueden destacar las siguientes:
- Ahorro de tiempo y recursos: al automatizar y simplificar muchas de las tareas que requieren una gran dedicación y esfuerzo, como la recepción y revisión de las comunicaciones o abstracts, la elaboración del programa y posters científicos, la gestión de los pagos, el control de la asistencia, etc.
- Mayor alcance e impacto: al facilitar la difusión del evento a través de la web y las redes sociales, así como la participación de ponentes y asistentes de diferentes lugares y países.
- Mayor calidad e interés: al permitir una mayor variedad y actualización de los contenidos, así como una mayor interacción y feedback entre los participantes.
- Mayor satisfacción y fidelización: al ofrecer una mejor experiencia a los asistentes, tanto antes como durante y después del evento, proporcionando una plataforma fácil de usar, segura y personalizada.
¿Qué funcionalidades debe tener un software para congresos científicos?
Un software para congresos científicos debe tener una serie de funcionalidades básicas que cubran todas las necesidades organizativas del evento, tales como:
- Creación de la web del congreso: el software debe permitir crear una web atractiva, dinámica y adaptada a todos los dispositivos, donde se pueda mostrar toda la información relevante del evento, como el objetivo, el programa, los ponentes, las inscripciones, el alojamiento, el contacto, etc.
- Registro de los participantes: el software debe permitir registrar a los asistentes al congreso, tanto presenciales como virtuales, así como gestionar sus datos personales, sus preferencias, sus pagos, sus certificados, etc.
- Recepción y revisión de las comunicaciones: el software debe permitir recibir las comunicaciones o abstracts que envíen los autores que quieran presentar sus trabajos en el congreso, así como gestionar su revisión por parte del comité científico y su aceptación o rechazo.
- Elaboración del programa: el software debe permitir elaborar el programa del congreso, asignando las comunicaciones aceptadas a las diferentes sesiones o modalidades (orales, pósteres, mesas redondas, etc.), así como gestionar los cambios o incidencias que puedan surgir.
- Control de la asistencia: el software debe permitir control de la asistencia, pre, durante y post evento. Es decir, controlar la asistencia en tiempo real.
Nuestro módulo de gestión de congresos científicos
Tu Fábrica de Eventos es un software para eventos que ofrece una solución integral y personalizada para organizar cualquier tipo de evento, incluyendo los congresos científicos. Dentro de su amplia gama de módulos, te recomendamos el módulo de congresos científicos y abstracts, que te permitirá gestionar todo lo relacionado con las contribuciones científicas de tu congreso.
Con este módulo podrás:
- Crear un formulario online para que los autores envíen sus comunicaciones o abstracts.
- Establecer los criterios de evaluación y asignar revisores para cada trabajo.
- Recibir las valoraciones y comentarios de los revisores.
- Aceptar o rechazar las comunicaciones o abstracts según los resultados de la evaluación.
- Generar automáticamente el certificado de aceptación o rechazo para cada autor.
- Asignar las comunicaciones o abstracts a las diferentes sesiones o áreas temáticas del programa.
- Publicar las comunicaciones o abstracts en la web del congreso o en una galería virtual.
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