Una organización y gestión de eventos virtuales u online eficaz no debe obviar la escaleta, un documento con el que todos los miembros de la organización deben estar familiarizados. Jorge del Barrio, Responsable de Nuevo Negocio de Tu Fábrica de Eventos nos explica qué es y cómo crear la escaleta de un evento virtual.
Los eventos online o virtuales siguen requiriendo el uso de escaletas organizativas casi con el mismo nivel de importancia que en los eventos presenciales. Es por ello por lo que desde Tu Fábrica de Eventos como Software profesional para la gestión integral de eventos online o virtuales más potente y completo del mercado, te damos en este artículo, las pautas para crear la escaleta de tu evento virtual.
¿Qué es la escaleta de un evento virtual?
A la hora de realizar un evento es fundamental no dejar nada a la improvisación. Debemos tener un documento en el que reflejemos todos los pasos que se deben seguir durante la realización del evento.
Cierto es que en todos los eventos existen imprevistos, pero cuanto más controlados estén, y contemos con planes de contingencias, mejor será el resultado final.
Para ayudarnos con todo este proceso es necesario elaborar una escaleta, que nos ayudará a ver rápidamente la estructura del evento.
Una escaleta es una lista de las escenas o secuencias que reflejan de forma gráfica la agenda y el guion del evento.
En un evento en el que suceden varias actividades en paralelo, como por ejemplo un congreso, se deberá elaborar una escaleta máster que refleje todas las actividades, y una escaleta específica para cada una de las actividades.
En los eventos virtuales, es fundamental contar con una escaleta, ya que el realizador durante la ejecución del evento, al no tener contacto físico directo con el cliente, debe tener un documento muy detallado que le guie a través del showflow del evento.
En este artículo nos vamos a centrar en cómo se debe elaborar una escaleta específica para una retrasmisión en streaming de un evento virtual.
Aunque un software para eventos virtuales simplifique la gestión y organización de un evento, siempre es recomendable crear la escaleta del evento virtual y realizar una reunión previa al evento con todos los miembros del equipo en la que hacer un repaso de todos los puntos o transiciones de la escaleta, resolviendo posibles dudas.
¿Cómo crear la escaleta de un evento virtual u online?
EL GUION
El primer paso antes de elaborar la escaleta es escribir un guion que refleje qué es lo queremos que suceda en el evento paso a paso, al igual que haríamos, por ejemplo, para la sesión plenaria de un evento físico. Si hay un moderador o presentador, en este guion también se deberían incluirse los diálogos, o por lo menos las pautas de sus intervenciones.
En eventos más pequeños, por ejemplo, un webinar realizado, solo será necesario plasmar la agenda del evento, con anotaciones de si el ponente lleva una presentación de powerpoint y en qué momento se deben lanzar los videos si los hubiera.
El contar con un buen guion detallado, nos ayudará mucho luego para crear la escaleta.
LA ESCALETA
Vamos a definir los elementos esenciales que se deben incluir en una escaleta para la realización de un evento virtual.
Pongamos un ejemplo: un evento con un horario de 10 a 14 horas.
09:30 Pre-emisión (Carta de ajuste)
10:00 Cortinilla de Inicio
10:01 Video a apertura
10:05 BLOQUE 1
Ponencia 1
Ponencia 2
Ponencia 3
Preguntas a los 3 Ponentes
11:00 Pausa - Video publicitario (facilita el cambio de bloque)
11:05 BLOQUE 2
Ponencia 4
Ponencia 5
Ponencia 6
Preguntas a los 3 Ponentes
12:00 Descanso (Videos / Cartela descanso)
12:30 BLOQUE 3
Coloquio entre 6 ponentes
14:00 Despedida y cierre
PRE-EMISIÓN
Al igual que en un evento físico, en un evento virtual tenemos un tiempo antes de que comience el evento, en el que el público entra al auditorio, y escucha música y ve imagen o videos en la pantalla del escenario.
Además, en los eventos virtuales, hay que conectar el equipo de realización con el CDN para comenzar la emisión del streaming y verificar que todo está correcto. Lo ideal es emitir audio y video, una carta de ajuste que nos permita verificar que lo que estamos emitiendo llega bien al CDN, y en la calidad correcta. Si emitimos una imagen estática sin audio, no podremos saber si nuestro proveedor de streaming está emitiendo bien nuestro evento. Nuestra recomendación es que este video se emita por lo menos durante los 15 minutos previos a la hora de inicio del evento, para poder monitorizar la señal.
Se puede aprovechar esta parte del evento para emitir videos publicitarios. Se puede incluir un faldón que indique a qué hora dará comienzo el evento, aunque no lo consideramos imprescindible ya que el público que se ha interesado por nuestro evento ya sabe la hora de emisión. En Televisión nunca veréis un faldón que indique a qué hora comienza el programa. Lo que hay que ser es muy rigurosos con el inicio del programa.
CORTINILLA DE INICIO
Para avisar al público que va a comenzar el evento, es necesario tener algún elemento gráfico que lo indique. Si este recurso además tiene alguna música, atraeremos la atención de los espectadores. Un simple video con la carátula del evento y una música podría ser suficiente.
Hay que tener en cuenta que hay servicios de Live Streming que controlan la propiedad intelectual de las músicas, como es el caso de Youtube. SI no contamos con licencia de una música, es mejor usar músicas libres de derechos, o con licencia Creative Commons, porque si no, se podría bloquear la cuenta del propietario del streaming por uso indebido.
Si por cualquier motivo hubiera un retraso, deberíamos contar con algún elemento gráfico que lo indique: las cartelas. Es fundamental para el realizador contar con este tipo de elementos, por si hubiera algún problema técnico, o algún ponente que se retrase. Por ejemplo: “Volvemos en breve”, “Comenzamos en unos minutos”…
BLOQUES DE CONTENIDO
Debemos tener en cuenta que en un evento 100% virtual, donde los ponentes están conectados por una aplicación de video conferencia con el sistema de realización, no contamos con un escenario o un auditorio del que podamos tener planos generales como recursos mientras que hay cambio de ponente, o entre partes de un evento, o simplemente mientras que el realizador está incluyendo a nuevos ponentes que se han incorporado tarde, o no estaba desde el principio en la sala de video conferencia. Por esto, a la hora de empezar a plasmar el guion en una escaleta, lo más importante es definir bloques.
El trabajar por bloques nos va a permitir que el showflow del evento sea más dinámico, y que no haya interrupciones o esperas durante la emisión. Un ejemplo sería un programa de televisión en directo, donde se aprovechan las pausas publicitarias, para cambiar por ejemplo de set, o para que entren nuevos invitados al programa.
En el ejemplo hemos dividido el evento en 3 bloques. Para cada bloque crearemos una reunión del programa de video conferencia que usaremos para conectar a los ponentes (Skype, Teams, Zoom) donde sólo se conectarán los ponentes de ese bloque. El realizador se conectará a cada una de las reuniones, en función del bloque que tenga que emitir. De esta forma tendremos varios beneficios: Al reducir el número de personas en la video conferencia la calidad mejorará y será más estable, evitamos que durante la emisión entren ponentes con el micro abierto cuando no les corresponda, o que tengamos ponentes conectados desde primera hora de la mañana, que intervendrán a última hora, y pueden dedicar su tiempo a otras cosas.
Además, hay que tener en cuenta que los sistemas de videoconferencia mediante los que el realizador conecta a los ponentes al sistema de realización tienen una limitación del número máximo de conexiones simultaneas entre el equipo de realización y la videoconferencia, debido a la limitación del ancho de banda de red. Suelen admitir un máximo de 8 conexiones simultaneas, por lo que no se debería superar este límite de ponentes por bloque.
Para el cambio entre bloques, el realizador necesita unos pocos minutos, por lo que se debe de disponer de algún contenido (video o imagen) que cubra estos minutos.
PAUSAS ENTRE BLOQUES
En un evento virtual que dure más de 1 hora, es muy complicado conseguir que un espectador esté conectado durante todo el evento. Lo habitual es que se conecte a las ponencias que sean de su interés, o a los bloques de contenido.
Debemos de preparar cartelas/cortinillas que nos permitan anunciar al espectador el cambio entre bloques. Aquí sí que es fundamental poner la hora de comienzo del siguiente bloque como recordatorio para los espectadores. Muy importante es intentar ser muy rigurosos con los horarios. Nunca iniciar un bloque antes de la hora que tenemos prevista, y si se retrasa, avisar al público que se va a retrasar. (Cartela de aviso “comenzamos en unos minutos”).
ELEMENTOS DE CONTENIDO
Un evento online o virtual tiene que ser mucho más dinámico que un evento físico. Si bien en un evento físico es raro que un espectador abandone una sesión a la mitad, en un evento online es muy fácil que el espectador desconecte si el evento se está alargando mucho, o no hemos conseguido hacer un contenido que le enganche. Por eso los contenidos deben de tener una duración lo suficientemente corta para que no se produzca la desconexión del público, pero lo suficientemente larga para poder exponer el contenido que queremos trasmitir. Es preferible dividir una ponencia en varios bloques.
Un ejemplo claro y muy probado de este concepto son las charlas TED. Su duración nunca supera los 18 minutos. Diversos estudios demuestran que la atención sostenida solo puede mantenerse durante períodos de tiempo que no superan los 15 minutos, transcurrido este tiempo, la atención decae, y más si el espectador está conectado online, que puede abandonar fácilmente la ponencia.
Las charlas de Steve Jobs, por ejemplo, podrían durar 90 minutos, pero lo distribuía en bloques de 15 minutos.
LAS MASCARAS DE EMISIÓN
(Ejemplo de máscara: Ponente + presentación)
Podríamos definir las máscaras de emisión como el elemento gráfico que ponemos en primer plano, por encima del resto de contenidos dinámicos: Cámaras, Power Point, videos, etc.. Imaginemos una pared con varias ventanas, la pared sería la máscara, y a través del hueco de las ventanas podemos ver el contendido y/o ponentes.
Lo habitual es usar una imagen de fondo en la que podemos incluir los logos del evento, patrocinadores, nombre del evento, etc…, en la que se abrirán los huecos de ventanas necesarias para visualizar los elementos de los contendidos dinámicos y ponentes.
Mi recomendación es no abusar de elementos gráficos en las máscaras, lo importante es el contenido dinámico. Contar con un buen diseñador gráfico que conozca cómo implementar la imagen corporativa, es fundamental para elaborar las máscaras.
Las ventanas de las máscaras deben de tener un tamaño suficientemente grande para que el espectador pueda visualizar correctamente los contendidos.
ROTULACIÓN
Una práctica muy habitual es incluir en las máscaras el nombre y los cargos de los ponentes y que durante toda la ponencia se mantenga el nombre del mismo.
En ningún programa de televisión se ve el nombre del invitado en pantalla durante más de 10 - 15 segundos. Lo que sí se suele hacer, si es una mesa redonda por ejemplo, poner la rotulación cada X intervenciones.
Los sistemas de realización cuentan con una tecnología que se llama DSK downstream key, que permite superponer por encima de la máscara la capa de rotulación.
De esta forma el realizador tendrá la libertad de rotular al ponente en el momento en el que considere oportuno, según el momento de la ponencia.
También se puede contar con un sistema de rotulación, que permita poner textos y nombres y hacer cambios en tiempo real.
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Como novedad en este 2021 y para dar un servicio 360º grados a los eventos virtuales, hemos incorporado en nuestras oficinas centrales situadas en Las Rozas de Madrid, un plató de TV para que puedas realizar eventos con fondos virtuales de mayor calidad e impacto visual.
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