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Posibles imprevistos de un evento y cómo afrontarlos



Durante la organización de un evento pueden surgir varios imprevistos para los cuales el organizador de eventos debe tener un plan de actuación.


Tu Fábrica de Eventos es el software para eventos presenciales, online y virtuales más potente y completo del mercado, un software hecho por y para profesionales de la organización de eventos, tras tantos años de experiencia, podemos afirmar que son muchos y a veces inesperados los imprevistos que pueden surgir durante la organización del evento.


La primera recomendación que te hacemos es precisamente trabajar en un plan en el que contemples aquellos potenciales riesgos conocidos que puedan surgir y crear un plan ajustado de contingencia para el caso en el que se den. Para todos aquellos riesgos desconocidos que no podamos prevenir, es recomendable tener una partida económica que pueda apoyar su remedio y un software para eventos que como verás podrá ayudarte a resolver e informar de las incidencias.


A continuación, vamos a mencionar algunos de los imprevistos que pueden surgir durante la organización de un evento junto algunos consejos que pueden ayudar a afrontarlos.


Posibles imprevistos en la organización de un evento


  • Algún ponente se cae a última hora: Es uno de los imprevistos más frecuentes en la organización de un evento. Los ponentes suelen ser el atractivo principal para los participantes por lo que debes tener siempre un plan B ante la potencial caída de un speaker. Lo ideal es que tengas entre tus invitados presenciales, personas clave que puedan llegar a ser speaker en las materias de cada slot de la agenda. Contando con estas personas entre el público presencial, será mucho más fácil actuar en caso de que ese mismo día del evento, se caiga un ponente. En caso de que se caiga con tiempo, obviamente la mejor opción es buscar otro ponente de forma ordenada y no improvisada. En el caso de que se caiga el mismo día del evento y no exista nadie al que podamos pedir que suba al escenario para compartir experiencia y conocimiento, debemos comunicar a los invitados la incidencia con su alternativa a la misma si la tenemos.


  • Un ponente se retrasa: Si un ponente no se cae, puede que se retrase. ¿Cómo actuar en este caso? Podemos alargar la ponencia anterior unos minutos si el ponente siguiente está llegando. Abrir una ronda de preguntas más larga o incluso que el presentador tenga preguntas en la recámara, puede ayudar. En caso de que el ponente retrasado, vaya a tardar en llegar, es mejor opción cambiar a otra ponencia y mover la agenda.


  • Una noticia o acontecimiento de máxima actualidad para los asistentes del evento: Imagina que estás en un congreso científico médico y justo el día de antes ha salido publicado en una revista científica el descubrimiento de un nuevo virus potencial que puede poner en peligro a la sociedad. Esto hace unos años parecería un guión de película de ciencia ficción. Hoy ya sabemos que puede ser la realidad. Pues bien, como organizador del evento deberás adaptar la nueva agenda para abordar esta temática durante el congreso.


  • No se alcanza el volumen deseado de participantes en presencial: Muchas veces ocurre que tus patrocinadores y tú como organizador tenéis unas expectativas sobre el público presencial que no acaban siendo realidad. Es por ello por lo que puede ayudar a cubrir las espaldas del organizador, si cuenta con un software para eventos online que en paralelo retransmita en streaming el evento y cuente con otra BBDD de asistentes virtuales. La combinación de ambos mundos, refuerza sin duda el evento.


  • Se crean cuellos de botella durante el proceso de acreditación: En caso de que durante el inicio se cree un cuello de botella que haya retrasar el resto del congreso, se deberá comunicar a los participantes al comienzo del mismo. Para evitar estos cuellos de botella la mejor opción es pasar del registro y acreditación manual al registro y acreditación profesional a través de un software para eventos.


  • La web del evento se cae durante el streaming: Si estás celebrando un evento virtual o híbrido, es uno de los imprevistos que más preocupación te puede dar. En caso de que se produzca una incidencia técnica que haga parar la retransmisión online, debes comunicar a tus participantes digitales la caída y su solución en unos minutos (“estamos trabajando en ello y estará activa en unos minutos”). Esta comunicación se puede dar por email, SMS o app. Pero lo más importante, como se suele decir, es mejor prevenir que curar. En este sentido, contar con un software profesional para eventos virtuales como Tu Fábrica de Eventos reducirá al mínimo la posibilidad de vivir una experiencia negativa durante tu evento como esta.


Todas estas incidencias y otras como que el cátering no está a tiempo, hay un fallo en un micro, se ha estropeado una impresora, hay que renovar un móvil en la acreditación etc, pueden resolverse también fácilmente con un software para eventos que te permita comunicar y poner el estado de las incidencias que detectes y si éstas han sido resueltas o no, así como asignarles un encargado de la misma. De esta forma, toda la organización, esté en el lugar que esté, tendrán acceso a esta valiosa información para darle una solucíon inmediata.



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