Si es la primera vez que te embarcas en la organización de un evento, es probable que te preguntes: ¿Cuánto cuesta organizar un evento? Si no tienes experiencia en la organización de eventos profesionales, es posible que te sientas abrumado con la cantidad de cosas que hay que tener en cuenta. Obviamente una de las más importantes es el presupuesto o gasto que vas a tener, y para ello, habrá que tener en cuenta todos los factores que va a haber presente en la organización del mismo y qué objetivos pretendemos conseguir con los mismos.
En Tu Fábrica de Eventos tenemos una amplia experiencia en este sentido, pues nuestro software para eventos nació de la necesidad que teníamos como profesionales de la organización de eventos de crear herramientas que nos ayudaran a su gestión para optimizar al máximo el tiempo y los recursos invertidos. Así fuimos creando herramientas propias que finalmente decidimos poner a disposición de todos los organizadores de eventos, dejando atrás esa parte organizativa para meternos de lleno en el apasionante mundo del software para eventos.
Pero centrándonos en la pregunta de ¿Cuánto cuesta organizar un evento? Es importante tener en cuenta que el costo dependerá de variables como la ubicación, el número de asistentes, lo que quieres ofrecer y la calidad que desees ofrecer en términos de catering, recursos de sonido e imagen, networking, acreditación, entre otros.
Si bien ya sabemos que tendremos unos gastos que afrontar, también hay que resaltar que podemos obtener ingresos con nuestro evento que ayuden a suplir los gastos.
Tipos de ingresos que puedes obtener en tu evento
Los dos ingresos fundamentales de un evento vienen dados por dos factores clave, si bien puede haber otros como subvenciones que deberías siempre informarte.
1. Venta de entradas: Esta es una vía común de ingresos en eventos. La originalidad del evento y el número de asistentes impactarán directamente en los ingresos. El costo de las entradas debe reflejar la calidad y exclusividad del evento, entre otros factores. ¿Qué tipo de eventos puede llevar una venta de entradas? Los más comunes serían las ferias, conferencias, seminarios, galas benéficas…
2. Patrocinios: Complementario a la venta de entradas, los patrocinadores pueden contribuir económicamente a cambio de publicidad destacada en el evento y tener acceso a un público objetico afín con su marca. Genera aliados en tu evento y no subestimes este apartado de ingresos.
¿Cuánto cuesta organizar un evento? Factores clave
Ahora, centrémonos en responder la pregunta clave: ¿Cuánto cuesta la organización de un evento presencial? Para ello, utilizaremos cifras aproximadas basadas en la experiencia en el sector.
Imaginemos que estás organizando un evento para 300 participantes en Madrid. Aquí desglosamos algunos de los gastos/inversiones que debes considerar:
1. Lugar: La elección del lugar es uno de los primeros gastos. La variedad en Madrid es amplia, y variará con respecto al tipo de establecimiento donde queramos llevar a cabo el evento, hotel, teatro, espacio para eventos… con costos que pueden rondar los 1.500€.
2. Técnicos de sonido e imagen: Si no cuentas con expertos en tu equipo, deberás contratar al menos uno, con costos desde 200€ a 400€ en función de media o jornada completa. En Tu Fábrica de Eventos contamos con profesionales que pueden llevar a cabo esta labor tan importante del evento.
3. Equipamiento audiovisual: Dependerá de lo que necesites, megafonía, mesa de sonido, proyector, atril, cámaras… y dependerá también del número de ponentes simultáneos en una conferencia. Si contemplaras todos estos elementos estaría en torno a los 1.500€.
4. Proyección para Streaming. Evento híbrido: Si quieres llegar a más audiencia sin necesidad de desplazamientos o la sede que has elegido ya sabes que se te va a quedar pequeña, una buena solución es proyectar tu evento por streaming. Para ello necesitarás una plataforma para eventos que sostenga dicha proyección. Y ¿cuánto cuesta organizar mi evento híbrido? La buena noticia es que sus gastos van a quedar ya amortizados por los costes que te supongan la utilización de un software para eventos, por lo que, si en tu evento vas a necesitar técnicos y equipamiento audiovisual, llevar tu evento a otro nivel, no te costará prácticamente nada y tendrás una plataforma donde poder dar, además, más visibilidad a tus patrocinadores y llegar a más audiencia. Tanto es así, que ya es un tendencia en el sector hacer eventos híbridos. En Tu Fábrica de Eventos te asesoramos en todo lo que necesites para organizar tu evento híbrido.
4. Coffee: Ofrecer un desayuno a los asistentes es esencial. Los presupuestos para desayunos pueden partir desde los 8€ por persona, totalizando unos 2.400€ para 300 personas.
5. Software para Eventos: Contar con un software eficiente, como el de Tu Fábrica de Eventos, te ayudará con la gestión de inscripciones, acreditación de asistentes, poder llevar a cabo un networking real con agendas, crear una app, enviar comunicados por email, crear la web del evento, emisión de facturas, pasarela de pago, emisión por streaming…. Las distintas soluciones que requiera el organizador arrojarán un precio u otro, que puede rondar entre los 2€ a los 4€ por participante. Este coste, se puede repercutir tanto en la venta de entradas como en la comisión por emisión de la entrada, por lo que esta partida podría salir gratis pero te beneficiarás de todas las ventajas de contar con un software para eventos profesional que te ayude con la ardua labor organizativa y de gestión.
En resumen, teniendo en cuenta estos factores para saber lo que cuesta organizar tu evento, estaríamos hablando de una cifra entre los 6.000 y los 7.000€, donde el uso de un software para eventos que te ayudará a gestionar y optimizar tu tiempo y recursos representa entre el 10% y el 14% del presupuesto total, brindando soluciones tecnológicas punteras para la gestión del evento y pudiendo costear el mismo a través de la venta de entradas sin olvidar la retransmisión en streaming para llegar a más público y eliminar barreras.
¿Qué puedes gestionar tu evento con lápiz y papel o un excel? Sí, pero estamos en una nueva era tecnológica donde la imagen de la empresa organizadora está en juego.
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