Los eventos online o virtuales están en pleno auge a nivel mundial y son muchos los organizadores que se lanzan a crear sus primeros eventos en este formato pero… ¿cómo realizar un estudio de mercado antes de crear el evento online?
En el mundo de la dirección de proyectos está claro que cuando se va a lanzar un nuevo producto o servicio, es de vital importancia realizar un estudio de mercado que recoja los factores favorables para su realización.
Lo mismo ocurre en el mundo de los eventos. Por ello, desde Tu Fábrica de Eventos como el software para la gestión y organización de eventos online y virtuales más potente y completo del mercado, te ayudamos a comprender la importancia de realizar este estudio de mercado antes de lanzarte por completo a la creación y organización de un nuevo evento virtual.
¿Por qué es importante realizar un estudio de mercado antes de crear tu evento online?
Ya sea para organizar los eventos de tu propia compañía o para la organización de los eventos de tus clientes, es de vital importancia realizar un estudio previo de mercado el cual te permitirá tener una visión global de los factores ambientales que “reman” a favor o en contra de tu nuevo evento online o virtual. Además de identificarlos, este estudio te permitirá tenerlos controlados así como gestionarlos.
Pasos clave para la elaboración de un estudio de mercado sobre tu nuevo evento virtual
Como hemos comentado, existen muchos factores a tener en cuenta a la hora de realizar un nuevo proyecto o evento virtual y que inciden directamente en el éxito del mismo. En este estudio de mercado previo a un evento virtual, seguiremos el conocido método Canva el cual te dará una visión global sobre los factores ambientales, tanto externos como internos que deberás identificar, gestionar y controlar.
Puede que si estás ajeno a los conceptos del mundo de las startups o de la dirección de proyectos, este modelo no te suene pero no te preocupes pues vamos a desglosar los 9 factores principales aplicándolo a nuestro sector y concretamente al mundo de los eventos online.
Asociaciones clave o quiénes te ayudan: Este factor es muy importante ya que en él debes identificar todas aquellas personas, empresas, instituciones u organizaciones que puedan ejercer una influencia positiva sobre tu evento online o virtual. Por ejemplo, si vas a realizar un evento online en el sector de la ciberseguridad, el INCIBE (Instituto Nacional de Ciberseguridad) podría ser una asociación clave que te ayudaría positivamente en la organización de tu evento. Los medios de comunicación que te apoyen en la difusión del evento virtual también serían partners estratégicos.
Recursos clave o quién eres y qué tienes: Todo profesional o empresa tiene sus limitaciones por tanto deberás en este punto identificar los recursos tanto humanos como materiales de los que dispones para elaborar tu nuevo evento virtual. Recordad en este punto que contar con una tecnología o software para la gestión y organización de eventos virtuales debe incluirse como recursos clave.
Actividades clave o qué haces: Este es uno de los factores más básicos y esenciales a tener en cuenta en este estudio de mercado sobre tu evento online. Y es que será aquí donde debas explicar qué actividades clave se van a desarrollar en tu evento online.
Propuestas de valor o cómo ayudas: Por supuesto no podía faltar este punto. Y es que desde Tu Fábrica de Eventos siempre recordamos la importancia de crear eventos online o virtuales originales y diferentes. Será en este factor donde debas identificar cuales son tus puntos fuertes y diferenciales con respecto a otros eventos similares. Demuestra qué es lo que ofrecerás en tu evento virtual y que ofrecen los demás.
Segmentos de mercado o a quiénes ayuda: Básicamente debes identificar y distinguir muy bien a qué nicho de mercado o sector (más general) te vas a dedicar con tu nuevo evento online. Siguiendo con el ejemplo del principio, puedes definir tu evento para el sector de la ciberseguridad nacional (o global) al completo o bien dedicarte solo a un segmento del mismo como investigadores, estudiantes, proveedores...etc. Si vas a organizar un evento o congreso virtual del sector de la salud, puedes abarcar todo el mercado de la salud o bien un segmento del mismo como por ejemplo los pediatras.
Relaciones con clientes o cómo interactúas: Es otro punto importante en el estudio de mercado de tu nuevo evento virtual y es que como sabes por experiencia, la relación con tus clientes ya sean participantes, proveedores o de otro tipo, es clave. Por ello, identifica aquellas metodologías y herramientas que te ayuden a establecer ese canal de comunicación efectivo con tu cliente. Por ejemplo y si hablamos de relación con participantes, el módulo de email marketing inteligente de nuestro software para eventos podrá ayudarte a automatizar toda esta comunicación.
Canales o cómo haces para que te conozcan: Bienvenido al factor más interesante y apasionante para los expertos en marketing. Y es que todo proyecto debe ir asociado a una estrategia marketiniana que le ayude a llegar a su público potencial. Por ello, una vez identificados todos los puntos anteriores llega el momento de comenzar con la estrategia de comunicación y marketing de tu evento virtual. Aquí debes analizar los diferentes canales que existe de difusión y valorar y seleccionar aquellos más eficientes para tu caso. Desde medios de comunicación locales o nacionales a redes sociales, email marketing, campañas de SEO, Google Adwords...etc.
Estructura de costos o qué das: No, no nos podíamos olvidar de la estructura de costes del proyecto o del evento virtual. En este sentido, debes identificar todos los costes asociados a tu evento.
Fuentes de ingresos o qué obtienes: E igualmente identificar los diferentes canales o vías de ingreso que sustentarán o harán rentable tu evento virtual. Puede ser a través de patrocinios, venta de entradas, subvenciones...etc.
¿Qué te ha parecido este recorrido por el Modelo Canvas de tu próximo evento virtual? Una vez identificados todos los factores, tendrás una visión global de tu evento así que…¡manos a la obra!
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