Desde Tu Fábrica de Eventos, te contamos el proceso para organizar un evento centrado en resultados.
Uno de los errores más comunes en la organización de un evento, feria o congreso, es el no definir con tiempo, los resultados que se desean obtener. A veces, solemos entender el éxito de un evento en base a la repercusión de asistencia o mediática, algo que, siendo importante, no significa que el evento haya salido como esperábamos.
Como organizador de eventos profesional, sabes de sobra que ningún evento es igual a otro y que, por ende, tienen diferentes necesidades. Por ello, y teniendo en cuenta que pueden surgir varios imprevistos durante la organización y celebración del evento, es importante definir unos indicadores clave de rendimiento y medirlos desde muy temprano.
A continuación te explicamos los pasos principales para organizar un evento centrado en resultados.
Qué es un evento centrado en resultado y cómo organizarlo
Un evento centrado en resultados o data driven, es un evento que tiene definidos una serie de objetivos claros así como una serie de indicadores de rendimiento clave para medir la consecución de dichos objetivos en tiempo real.
Organizar un evento centrado en resultados, no es tarea sencilla pero tampoco muy complicada, y mucho menos si cuentas con un partner estratégico como un software para eventos como el de Tu Fábrica de Eventos.
Podrás crear un evento centrado en resultados siguiendo unos sencillos pasos como los siguientes:
Define los objetivos: No deben ser muchos pero sí deben ser claros y que impacten directamente en los principales stakeholders del evento. Se deben definir en una etapa temprana de la organización del evento. Algunos objetivos más interesantes y habituales son:
Satisfacción de los participantes
Satisfacción de los patrocinadores
Satisfacción de ponentes
Satisfacción del cliente (si organizas para un cliente)
Define los KPIs: Cada objetivo debe tener una serie de indicadores clave de rendimiento que puedan ser medidos en diferentes momentos o etapas de la organización del evento. Estos KPIs deben definirse igualmente en una etapa temprana y justo después de crear los objetivos. Pueden ir surgiendo KPIs nuevos a medida que avanza la organización. A modo de ejemplo, algunos KPIs podrían ser:
Satisfacción de los patrocinadores:
Más de 5.000 participantes (al menos ⅓ en presencial)
Más de x reuniones one to one celebradas por cada patrocinador (al menos x en presencial)
Al menos x Leads conseguidos por cada patrocinador
Cuenta con un software para eventos: Como hemos mencionado anteriormente, un software para eventos como el de Tu Fábrica de Eventos se convierte en un partner tecnológico clave para poder medir en tiempo real muchos de los KPIs que definas ya que proporciona estadísticas en tiempo real. Estos son sólo algunos de los datos que pueden ayudarte a medir tus resultados:
Mide, evalúa y toma decisiones: Mide cada uno de los KPIs, evalúa el grado de consecución de cada objetivo y toma decisiones para mejorar dicha consecución en tiempo real o de cara a la siguiente edición del evento.
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