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Secretaría técnica para eventos: Funciones más relevantes


Hoy en Tu Fábrica de Eventos os hablamos de la secretaría técnica online para eventos.

Los organizadores de eventos deben de controlar cada uno de los aspectos del mismo. En otros artículos, hemos tratado a fondo, las ventajas de contar con un software de gestión para eventos como eje central de la estrategia del evento.

En otros artículos, hemos tratado el networking real y estructurado, el seating para eventos o las agendas personalizadas para tus asistentes pero… además de estos factores clave, ¿quién se encarga de controlar temas tan importantes como la gestión de los asistentes?

Hoy en Tu Fábrica de Eventos os hablamos de la Secretaría Técnica para Eventos, un servicio global para la gestión de invitados y que viene a cubrir todas aquellas necesidades básicas para la organización de un evento.

¿Cuáles son las funciones más relevantes que debe de incluir una secretaría técnica para eventos?

En Tu Fábrica de Eventos contamos con hasta 16 soluciones que te permitirán gestionar todas las claves más relevantes de tu evento de una forma totalmente sencilla y ahorrándote tiempo y dinero. Pero además de estas 16 soluciones, en tu camino de organizador te encontrarás algunas tareas básicas las cuales podrás encontrarlas recogidas en nuestro servicio de secretaría técnica para eventos:

  • Inscripción de participantes: será la primera parte que necesitemos tanto para la gestión de invitados como para comenzar a organizar el evento. ¡Un eventos sin participantes, no es un evento! Con la inscripción de participantes y formularios a medida para eventos, podremos preguntar a nuestros invitados todas las cuestiones que se necesiten para su participación, si necesitan alojamiento, billetes, inscribirse en alguna actividad concreta, en definitiva, con nuestros formularios a medida para eventos, podrás recoger toda la información que como organizador necesites para tener todo bajo control y para gestionar a los participantes de una forma muy sencilla.

  • E-mail marketing inteligente: Lo que se requiere de un software para la gestión y organización de eventos es que permita simplificar la gestión del organizador al máximo. Con nuestro módulo de email marketing inteligente, la plataforma enviará emails automáticos a los participantes en función de la interacción de éstos con la plataforma, por ejemplo enviarles un email de bienvenida cuando se inscriban, mandarles el código QR cuando pague, mandarles un email para que completen otros datos, etc... En Tu Fábrica de Eventos te asesoraremos para que consigas que todos los procesos sean lo más automáticos posibles y le saques el mayor provecho a la plataforma, consiguiendo ahorrarte tiempo y recursos en la organización de tu evento.

  • Elección del alojamiento y viaje: Gracias a nuestro módulo de gestión de viajes y alojamientos para eventos, el participante podrá seleccionar el alojamiento desde el formulario y pagarlo en el momento, haciendo la resta de las plazas pendientes, se le podrá mandar el billete de avión de forma automática y te facilitará la gestión al máximo esta tarea que a veces se puede poner un poco complicada por la cantidad de requisitos particulares que tiene cada participante.

  • Control Presupuestario: Los presupuestos y temas financieros (como facturas pendientes de cobro), es otro de los servicios que vienen recogidos en la secretaría técnica para eventos y que además, realizaremos con nuestro módulo de control y facturación para eventos de una manera muy sencilla y eficaz, evitando que tengas que colapsar a tu departamento financiero.

  • Selección de las actividades a las que desea participar: Con una secretaría técnica online, los participantes podrán hacer la reserva de su plaza en las actividades que desee, sean de pago o no, pudiendo limitar el número de participantes asignados a cada una según la capacidad de la actividad o la sala. A través de códigos impresos en los identificativos de los participantes, el organizador podrá ver, además, de un vistazo conocer qué participantes pueden entrar en cada actividad. Si esto no fuera suficiente, podrás también controlar la entrada a las distintas actividades a través de la lectura de códigos QR con nuestra app.

  • Toda la información recabada de nuestros participantes podrá ser exportada fácilmente a Excel, generando los informes que el organizador considere oportuno.

Sin duda, la larga experiencia de Tu Fábrica de Eventos en el sector de la organización y gestión para eventos como software más completo del mercado, te permitirá encontrar cualquier solución o servicio que cubra la necesidad que tengas en tu proceso de organización. Recuerda, somos un software para eventos todo en uno, por lo que podrás obtener un uso integral de nuestro software o bien parcial, contratando cualquiera de nuestros módulos que cubran la necesidad específica que tengas.

¿Quieres saber más sobre nuestro servicio de Secretaría Técnica para Eventos? ¡Contacta con nosotros!

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