• Coral Almagro

Sistemas de acreditación para eventos


El primer encuentro de nuestros invitados con nuestro evento se produce justamente en los mostradores de acreditación. Como ya he comentado en algún post la primera impresión es muy importante porque “you’ll never have a second chance to make a fisrt impression”, como decía el famoso anuncio de L’Oreal: no tendrás una segunda oportunidad de dar una primera impresión.

Los invitados quieren entrar, no quieren hacer colas y esta primera impresión puede determinar su estado de humor para el resto del evento... ¿Te arriesgarías a que este primer encuentro no sea positivo?

La primera impresión de nuestros invitados al evento se produce en los mostradores de la acreditación, no les hagas esperar. (Twittear)

Existen distintos sistemas de acreditación para eventos. Todos nos van a llevar a un mismo lugar (o la menos eso deberían hacer): conocer el número de personas que han asistido a mi evento y si es con la identificación del nombre y apellidos tanto mejor , he aquí algunos de los sistemas de acreditación más usados con sus pros y sus contras:

1- Pasar lista con lápiz y papel: Es el sistema más antiguo que conocemos y el que siguen usando muchos organizadores, bien porque su evento es muy pequeño o bien porque no se atreven a modernizarse. Como ventaja sólo se me ocurre que no necesita conexión a internet ni dependencia de la electricidad, pues no es tecnológico, sin embargo las desventajas son muchas:

  • Requiere de una persona con buena visión que marque correctamente a la persona que ha llegado.

  • Deberá parar las inscripciones al menos un día antes del evento para poder imprimir los listados y llevarlos al evento actualizados.

  • Es un proceso que requiere más tiempo que la simple lectura de un código de barras o QR.

  • Si el evento es grande, requiere que haya tantos listados duplicados como personal auxiliar esté en la acreditación, teniendo que fusionar posteriormente todos los datos en un único listado para hacer las estadísticas pertinentes.

  • Las estadísticas no salen de forma automática, teniendo que contar las llegadas una a una y de forma manual (con los posibles errores humanos que se puedan cometer)

  • Es un sistema pasado de moda que da una imagen antigua y de poca innovación.

2- Usar una app móvil integrada con el sistema de gestión del evento. Este sistema, además de controlar la entrada al evento, permitirá también controlar la entrada a las distintas actividades o controlar las visitas que se produzcan a los stands de expositores o patrocinadores.

  • Control de la entrada al evento: A través del teléfono móvil el organizador podrá leer los códigos emitidos por el software de gestión que se esté utilizando y de forma inmediata validará, o no, los códigos de cada participante. En paralelo podrá mostrar información de interés personalizable sobre el participante en cuestión, si es un ponente, un VIP o un participante normal, si tiene pagos pendientes, si tiene una agenda personal que tenga que seguir durante el evento, si tiene reuniones de networking, etc, etc... La información a aportar es parametrizable y dependerá de las necesidades del evento, pero con ésta, el personal auxiliar podrá atender de una forma más personalizada a los asistentes.

En caso de que el participante no se haya traído su código QR, la azafata podrá localizar al participante a través del propio teléfono y validarlo para su entrada.

  • Control de la entrada a distintas actividades: Esta misma app podrá ser de utilidad igualmente para hacer las lecturas de entradas a las distintas actividades dando en tiempo real las estadísticas y número de personas que se encuentran en la sala, así como si alguien tiene la actividad pendiente de pago o si es válido para entrar en la misma.

  • Control de las visitas a los stands de expositores o patrocinadores: El expositor simplemente tendrá que leer con su móvil el código de cada visitante que haya pasado por el stand. Los datos quedarán registrados pudiendo enviar posteriormente los listados. Es muy útil para valorar la eficacia del evento de cara a un patrocinador o expositor que tendrá por fin una métrica más para medir su ROI, siendo un sistema muy ágil para la captación de leads.

En el caso del sistema de TuFabricaDeventos.com, además según el tipo de QR que se utilice, los datos de los visitantes se podrán guardar automáticamente en los contactos del teléfono móvil que se segmentarán por el nombre del evento en cuestión para una rápida localización.

Como desventaja de este sistema señalar que es necesario contar con wifi para que funcione y esté conectado con otras muchas funcionalidades, pero las ventajas son muchas: es un sistema rápido, eficaz, ágil, tecnológico, económico, que aporta estadísticas en tiempo real así como información útil del participante. Imprime de forma automática en caso de necesitarlo o te da la bienvenida con un correo electrónico en el mismo momento de la entrada al evento.

Este sistema también permite acumular códigos en caso de una caída del wifi o para accesos y conteos a actividades.

Utiliza un sistema de acreditación que sea ágil, rápido, eficaz y te permita ahorrar costes y aportarte estadísticas en tiempo real. (Twittear)

3- Usar ordenadores con un software específico: que nos permita el control de entrada a los asistentes. Generalmente este sistema sirve de apoyo al de control de entradas a través de una app móvil y se suelen utilizar principalmente para la gestión de incidencias (gente no que no ha traído la acreditación o que no está inscrito en el evento). Este sistema tiene acceso a todas las utilidades y tiene como ventaja que puede leer también códigos QR a través de pistolas conectadas a los mismos, haciéndolo un sistema muy ágil si le añades las mismas, si no, será tan lento como lo que tarde la azafata en localizar al invitado a través del buscador.

Como desventaja desacataría el hecho de tener que invertir más recursos (el alquiler del ordenador suele ser superior al de un móvil y máxime si además tienes le añades las pistolas más el personal). A esto se le une que el espacio físico destinado a la acreditación debe ser mayor y que también necesita una conexión a internet. Los ordenadores además no son operativos para el control de entrada a actividades, pues necesitan de un espacio específico para poder apoyar los mismos.

4- Auto check-in: Este sistema se basa en la no presencia de personal auxiliar siendo el propio participante el que pasa su código en los lectores habilitados para ello o introduce su DNI o información específica en un apantalla táctil. Algunos tienen pasarela de pago, permitiendo al participante pagar su entrada. Estos sistemas, según mi opinión, se deberían utilizar en eventos donde la acreditación sea sencilla y no requiera que el participante interactúe durante mucho tiempo con el kiosco de auto check pues de lo contrario, se montarán colas innecesarias (todos hemos usado alguna vez el auto pago de grandes superficies por llevar tres cosas y hemos pensado que íbamos a ir más rápido, pero cuando te das cuenta, entre que te haces con la máquina, lees lo que te pregunta, pasas el artículo por el lector y pagas, has consumido más tiempo que si hubieras pasado por caja). Por tanto este sistema sólo lo recomendamos en caso de tener una acreditación muy sencilla. Como ventaja principal tenemos el ahorro de personal y como desventaja que siempre deberá contar con un mostrador para incidencias así como alguien supervisando que no haya nadie que se atasque en el proceso. Además el alquiler de estos equipos suele ser bastante superior al de un dispositivo móvil, por lo que recomendamos hacer cálculos certeros para ver si verdaderamente merece la pena el ahorro de personal (que siempre puedes usarlo para otras tareas) con respecto a la inversión en equipos y la agilidad de la acreditación.

Por último, para usar estos sistemas, tendremos que tener la logística muy bien pensada, de forma que la lectura del código o el check in esté ubicado justo en la zona de entrada al evento para que no se cuele nadie o de lo contrario, el kiosco deberá entregarte algún tipo de ticket, que habrá que validar de nuevo en la entrada incurriendo en una doble acreditación... no tiene mucho sentido...

4- Combinaciones de todas o algunas de las anteriores. Depende de las necesidades de la acreditación pero generalmente nosotros solemos hacer una mezcla de lectura por móviles + mostrador de incidencias con ordenadores y/o móviles. Como plan B siempre podremos tirar de los listados impresos por si se fuera el wifi o la luz...

Por último unas recomendaciones para una acreditación eficaz:

1- No utilices acreditaciones pre-impresas: Si finalmente has decidido utilizar un sistema de acreditación que agilice la entrada a tu evento, por favor, no lo demores buscando la acreditación pre-impresa de tus invitados... éstas suelen tener "patas" y cuesta localizarlas teniendo que recurrir de nuevo al sistema de acreditación para imprimir una nueva.... para eso, recurre ya al sistema e imprime la misma desde el principio. Te puedo asegurar que ahorrarás mucho tiempo, es mucho más ágil y te ahorrarás la cola y los enfados por las esperas que acabarás creando... que para eso has pagado un sistema...

2- Destina los recursos necesarios a la acreditación para que efectivamente sea ágil, es decir, contrata los recursos (personal auxiliar más equipos que necesites según la dimensión y características de tu evento) de lo contrario, puedes conseguir que un sistema ágil se convierta en tu pesadilla... Tienes un post muy interesante con fórmulas incluidas sobre “¿Cuántas azafatas y equipos necesito para acreditar en mi evento? que te invito a leer aquí.

3- Y por último, utiliza el mismo sistema de inscripción de participantes al evento que el de acreditación, ya que usar sistemas distintos y que por tanto no se entienden, hará que tengas que estar importando datos de una lado a otro, impidiendo que la gente se pueda inscribir al evento 10 minutos antes, por tanto, para evitar desfases de información necesitarás cortar la acreditación al evento con la suficiente antelación.

Déjanos tu opinión, nos encanta charlar sobre software para eventos.

Puedes obtener más información sobre nuestro sistema de acreditación aquí. Si quieres una demo sin compromiso, dirígete aquí y si te ha gustado, por favor comparte, tienes los iconos a continuación.

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