Cuando estamos pensando en cómo será nuestro evento, solemos dejar para el final la decisión de cómo será la acreditación y cuántas azafatas o personal de apoyo necesitaremos. Si a esto le sumamos que ya estamos en la cuesta final del presupuesto, nos encontramos que por lo general es una partida en la que muchos organizadores suelen escatimar....
Se nos olvida que la acreditación que es el primer contacto que tiene el asistente con nuestro evento o nuestra marca y como decía el anuncio “You’ll never have a second chance to make a first impression” o lo que es lo mismo, nunca tendrás una segunda oportunidad de ofrecer una primera impresión. No escatimes en esta partida, te dará una buena imagen y te ahorrará muchas tensiones...
Los asistentes quieren entrar al evento lo antes posible, han venido para ver lo que hay dentro y no para estar haciendo cola, por eso hay que dedicarle el tiempo y los recursos que se merece. Podemos programar una acreditación con un sistema probado y eficaz pero escaso de recursos lo que acabará dando como resultado una acreditación con largas colas, no es que el sistema de acreditación no haya funcionado bien, es que los recursos destinados no han sido los adecuados, por eso un buen cálculo de recursos necesarios es fundamental para un buen desarrollo del evento. Puedes leer el post sobre sistemas de acreditación para eventos aquí.
"Los asistentes quieren entrar al evento lo antes posible, han venido para ver lo que hay dentro y no para hacer cola" (Twittear)
Pero, ¿cuántas azafatas necesito para acreditar en mi evento? Esta es una de las preguntas que muchos organizadores de eventos se hacen y que generalmente se calcula a ojo pero que tiene una respuesta con una fórmula clara. Contestemos antes a algunas preguntas:
¿Mi acreditación es para un evento donde todo el mundo entra a la vez (como en una convención o conferencia)? o ¿vienen de forma escalonada tipo feria?
¿Si vinieran todos a la vez, cuánto tiempo es admisible que espere una persona como máximo? Ej.: 10 min
¿Cuántas personas asistirán al evento?: Ej: 300 pax
¿Cuánto tiempo me lleva acreditar a cada participante? Y aquí hay varias opciones:
Pura lectura de códigos QR con el móvil: entre 5 y 7 segundos por persona
Impresión automática de etiqueta tras lectura de QR y pegado en cartulina: entre 30 y 40 segundos
Impresión de etiqueta más entrega de materiales... (se debería calcular el tiempo)
Es necesario hacer un pequeño cálculo del tiempo que puede llevar la acreditación que se haya elegido (siempre funciona hacer un simulacro) y cronometrar los tiempos.
La Fórmula:
Para saber cuántas azafatas necesito para acreditar en mi evento pongamos el caso de un evento de 300 pax que entrarán todas a la vez y donde el organizador quiere que el tiempo máximo de espera de una persona sea como mucho de 10 minutos. Sólo se necesita controlar el acceso a través de QR ya que los participantes traerán un “print at home” ¿Cuántas azafatas o personal auxiliar necesitaremos en la acreditación?
Azatafas = (Total pax) X (Tiempo de acreditación en segundos) / (Tiempo de espera en segundos) = 300 pax X 7 seg / 10 min X 60 seg/min = 3,50 uds
Por tanto para este ejemplo necesitaremos entre 3 y 4 azafatas (con los equipos correspondientes) para que desde que llega el primer invitado hasta que se acredita al último el tiempo máximo de espera sea de 10'. Si para este ejemplo, decidimos finalmente poner a 2 azafatas, el tiempo de espera se alargará a 17,5 minutos... no habrá fallado el sistema de acreditación, simplemente se han destinado menos recursos...
En el caso de ferias o eventos abiertos donde no llegan todos los participantes a la vez, no hay una ciencia exacta para hacer este cálculo y generalmente nos basamos más en la experiencia, tipo de acreditación que se llevará a cabo, horario de la actividad estrella, nº de personas que asistirán así como la capacidad para atender en “X” tiempo a “X” personas en caso de disponer de “X” equipos. El cálculo estará más basado en el sentido común que en una fórmula matemática exacta (aunque podríamos hacer ponderaciones basadas en estimaciones y sacarlo igualmente).
Pero hagamos igualmente el ejercicio, imaginemos una feria de 3 días en la que se estima que asistirá un total de 9.000 personas que traerán un QR impreso o desde el móvil. ¿Cuál sería el planteamiento o punto de partida para la reflexión?
9.000 personas / 3 días = 3.000 personas de media al día
Se espera que el 60% acuda la mañana del primer día
El tiempo medio de acreditación por persona será de 7 segundos
Lo primero que calcularemos es el nº de personas que es capaz de acreditar un único dispositivo (móvil) en un tiempo determinado. Con los datos de este ejemplo, en una hora, un dispositivo podrá acreditar a 514 personas (1 hora/7 segundos), por lo que si por ejemplo ponemos 4 equipos, podremos acreditar unas 2.057 personas en una hora y a lo largo de las 4 horas de la mañana habremos podido acreditar a 8.224 personas, que sería casi el evento completo, pero no olvidemos que si les diera a los asistentes por llegar en oleadas de 2.000 personas, desde que se acreditara al primero hasta el último, este último habrá esperado un máximo de una hora con 4 equipos... y la pregunta es ¿ese tiempo de espera es deseable? ¿Qué probabilidad existe de que esto ocurra? porque en eventos si algo puede ocurrir.... ¡ocurrirá!...
En eventos si algo puede ocurrir...
ocurrirá... (Twittear)
Con todos estos planteamientos y variables, será el organizador el que tenga la última palabra de cuántos recursos quiere destinar a su acreditación y debería cerrar esa partida desde el principio y no dejarlo para lo último cuando el presupuesto ya escasea. En este ejemplo resultaría correcto destinar más recursos por la mañana que por la tarde o incluso que tuviera recursos comodín para momentos puntuales de gran afluencia. Entonces, ¿Cuántas azafatas con sus pertinentes equipos pondrías tú?
Nuestra recomendación es siempre no quedarnos cortos en recursos, que el redondeo siempre sea más bien al alza que a la baja y que el tiempo de acreditación sea siempre el menor posible, pues de esa manera consumiremos menos recursos humanos (no se necesita el mismo personal en una acreditación de pura lectura de QR que en una acreditación donde haya que imprimir y entregar materiales, en este último caso, necesitaremos contratar a más azafatas pues los tiempos se alargan, las matemáticas en esto nunca engañan.
Lo que nunca recomendaremos es hacer una acreditación con un sistema ágil de lectura de QR para que posteriormente las azafatas tengan que buscar entre miles de cartulinas el identificativo que le corresponde al invitado en cuestión, perdiendo el tiempo tan precioso que el sistema de acreditación ha optimizado... hacer esto sería contradictorio y no tiene sentido por mucho que quede "más bonito" tener las acreditaciones pre-impresas de imprenta.... Si queremos identificar a nuestros invitados, una impresión in situ sobre la cartulina o etiqueta según vas leyendo el código QR mejoraría los tiempos de la acreditación... pero es que el cliente siempre tiene la razón y a veces prioriza lo bonito por lo eficaz...
Por último mencionar que por muchos sistemas ágiles de acreditación que haya, existen organizadores de eventos a los que les gusta ver laaaaaaaaargas colas en sus eventos, pues quieren dar la sensación de ser un evento muy deseado y concurrido... Decirles a estos organizadores que este post no va dirigido a ellos y que posiblemente nuestro sistema de acreditación tampoco ;)
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