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¿Por qué usar un software para eventos? Ventajas y beneficios



Un software para eventos se ha convertido en la actualidad en una poderosa herramienta de marketing.


Desde Tu Fábrica de Eventos como Software para eventos todo en 1, estamos convencidos de que los eventos son una herramienta de marketing y comunicación muy poderosa para las empresas y organizaciones que quieren conectar con su público, generar confianza, transmitir su mensaje y aumentar sus ventas. Sin embargo, organizar un evento exitoso no es una tarea fácil. Requiere de una planificación cuidadosa, una gestión eficiente de los recursos y una ejecución impecable.


Para facilitar este proceso, cada vez más profesionales del sector recurren a un software para eventos, una solución tecnológica que les permite automatizar y optimizar las diferentes fases de la organización de un evento, desde la creación hasta el seguimiento post-evento.


En este artículo te explicamos qué es un software para eventos, qué ventajas y beneficios tiene para tu negocio y cómo elegir el mejor para tus necesidades.


¿Qué es un software para eventos?


Un software para eventos es una plataforma o aplicación que te ayuda a gestionar todos los aspectos relacionados con la organización de un evento, ya sea presencial, virtual o híbrido. Con un software para eventos puedes:


- Crear una página web o landing page del evento con toda la información relevante, como la agenda, los ponentes, los patrocinadores, el formulario de registro, etc.

- Utilizar las múltiples soluciones que te ofrece: app para el evento, networking, gestión de viajes y alojamiento, gestión de participantes, acreditación, chat, televoto… etc.

- Diseñar e implementar una estrategia de marketing y comunicación para promocionar el evento y atraer a tu público objetivo, utilizando herramientas como el email marketing, las redes sociales, el SEO, etc.

- Gestionar las inscripciones y las entradas de los asistentes, así como sus datos y preferencias. También puedes enviarles confirmaciones, recordatorios y encuestas de satisfacción.

- Controlar el presupuesto y los gastos del evento, así como los ingresos generados por las entradas, los patrocinios o las ventas.

- Coordinar el equipo humano y los proveedores involucrados en el evento, asignando tareas, responsabilidades y plazos.

- Supervisar el desarrollo del evento en tiempo real, monitorizando indicadores como la asistencia, la participación, el engagement o el ROI.

- Analizar los resultados y el impacto del evento, utilizando herramientas como el análisis web, el CRM o el Business Intelligence.


Ventajas y beneficios de usar un software para eventos


Usar un software para eventos tiene múltiples ventajas y beneficios para tu negocio. Entre ellos se encuentran:


- Ahorrar tiempo y recursos: al automatizar y simplificar muchas tareas que antes requerían de mucho esfuerzo manual, como el envío de emails, la gestión de inscripciones o la creación de informes.

- Mejorar la calidad y la profesionalidad del evento: al ofrecer una experiencia de usuario más fluida y personalizada, tanto antes como durante y después del evento. Por ejemplo, al facilitar el acceso al evento mediante códigos QR o al enviar o mostrar contenido relevante a cada asistente según su perfil.

- Aumentar la visibilidad y el alcance del evento: al utilizar canales digitales para difundir el evento y captar la atención de tu público objetivo. También puedes aprovechar las ventajas de los eventos virtuales o híbridos para llegar a personas que no podrían asistir presencialmente.

- Potenciar la interacción y el engagement con los asistentes: al utilizar herramientas como las encuestas en vivo, los chats, las redes sociales o las gamificaciones para fomentar su participación e implicación con el evento y con tu marca.

- Generar más leads y ventas: al recopilar datos valiosos de los asistentes que te permitan segmentarlos y clasificarlos según su nivel de interés o madurez. Así podrás hacer un seguimiento personalizado y ofrecerles soluciones adaptadas a sus necesidades.

- Medir el retorno de la inversión (ROI) del evento: al contar con datos e indicadores que te permitan evaluar el rendimiento y el impacto del evento en términos de objetivos cumplidos, ingresos obtenidos o satisfacción de los asistentes. En Tu Fábrica de Eventos encontrarás nuestro módulo de estadísticas en tiempo real para eventos que te aportará todo lo que necesitas en este aspecto.



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