Secretaría técnica para eventos: Funciones más relevantes

Inscripción de participantes: será la primera parte que necesitemos tanto para la gestión de invitados como para comenzar a organizar el evento. ¡Un eventos sin participantes, no es un evento! Con la inscripción de participantes y formularios a medida para eventos, podremos preguntar a nuestros invitados todas las cuestiones que se necesiten para su participación, si necesitan alojamiento, billetes, inscribirse en alguna actividad concreta, en definitiva, con nuestros formularios a medida para eventos, podrás recoger toda la información que como organizador necesites para tener todo bajo control y para gestionar a los participantes de una forma muy sencilla.

E-mail marketing inteligente: Lo que se requiere de un software para la gestión y organización de eventos es que permita simplificar la gestión del organizador al máximo. Con nuestro módulo de email marketing inteligente, la plataforma enviará emails automáticos a los participantes en función de la interacción de éstos con la plataforma, por ejemplo enviarles un email de bienvenida cuando se inscriban, mandarles el código QR cuando pague, mandarles un email para que completen otros datos, etc... En Tu Fábrica de Eventos te asesoraremos para que consigas que todos los procesos sean lo más automáticos posibles y le saques el mayor provecho a la plataforma, consiguiendo ahorrarte tiempo y recursos en la organización de tu evento.

Elección del alojamiento y viaje: Gracias a nuestro módulo de gestión de viajes y alojamientos para eventos, el participante podrá seleccionar el alojamiento desde el formulario y pagarlo en el momento, haciendo la resta de las plazas pendientes, se le podrá mandar el billete de avión de forma automática y te facilitará la gestión al máximo esta tarea que a veces se puede poner un poco complicada por la cantidad de requisitos particulares que tiene cada participante.

Control Presupuestario: Los presupuestos y temas financieros (como facturas pendientes de cobro), es otro de los servicios que vienen recogidos en la secretaría técnica para eventos y que además, realizaremos con nuestro módulo de control y facturación para eventos de una manera muy sencilla y eficaz, evitando que tengas que colapsar a tu departamento financiero.

Selección de las actividades a las que desea participar: Con una secretaría técnica online, los participantes podrán hacer la reserva de su plaza en las actividades que desee, sean de pago o no, pudiendo limitar el número de participantes asignados a cada una según la capacidad de la actividad o la sala. A través de códigos impresos en los identificativos de los participantes, el organizador podrá ver, además, de un vistazo conocer qué participantes pueden entrar en cada actividad. Si esto no fuera suficiente, podrás también controlar la entrada a las distintas actividades a través de la lectura de códigos QR con nuestra app.

Toda la información recabada de nuestros participantes podrá ser exportada fácilmente a Excel, generando los informes que el organizador considere oportuno.